Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Персонифицированные сведения о физических лицах: новый отчет с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сдавать отчет о трудовой деятельности должны все работодатели, вне зависимости от величины штата. Даже если у вас трудится всего 1 специалист, отчет придется сдавать, так как на его основе формируются, например, записи в электронных трудовых книжках.
Новые квартальные формы с отчета за I-й квартал 2023 года
- № ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»;
- № ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала»;
- № ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»;
- № ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»;
- № ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»;
- № П-4(НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников».
Форму сдают, если за отчетный период:
- происходили кадровые изменения;
- в штат нанимали новых сотрудников;
- были увольнения или переводы на другую работу;
- сотрудники получали новые профессии или повышали квалификацию;
- суд лишил кого-то из сотрудников права занимать определенные должности;
- работники не подали заявление о выборе формата трудовой (электронная или бумажная);
- изменилось название компании.
Некоторые кадровые отчеты сдаются нерегулярно, либо порядок их предоставления имеет особенности. ФЗ-1032-1 от 19/04/91 «О занятости» (ст. 7.1) дает полномочия региональным властям принимать программы трудоустройства молодежи, устанавливать соответствующие квоты, значит, может возникнуть необходимость отчитываться в администрацию.
Раз в несколько лет Росстат предлагает сдать некоторые отчеты (например, форма № 1-кадры, сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке, сдается раз в 3-4 года и др.). Субъекты малого предпринимательства сдают некоторые формы либо раз в 5 лет, либо по выборке Росстата. Орган статистики обычно уведомляет фирму о необходимости предоставления отчета (ФЗ-209 от 24/07/07 ст. 5).
В МВД отчитываются в течение 3-х дней, если на работу принят иностранец либо уволен. Форма договора — ГПХ или трудовой — не играет роли (приказ № 363 от 04/06/19).
Служба занятости должна быть уведомлена за 2 месяца, если фирма ликвидируется или предстоит сокращение штата. Если ИП прекращает работу, срок 2 недели. О введении режима неполного рабочего времени, приостановке производства также сообщают в службу занятости (ФЗ «О занятости», ст. 25) не позднее 3-х дней после введения режима.
В случае забастовки в организации Росстат потребует заполнить и сдать форму № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы». Форма месячная, действует с начала текущего года.
Новые годовые формы с отчета за 2022 год.
Так, приказ вводит новые годовые формы:
- № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
- № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу с вредными и (или) опасными условиями труда»;
- № 1-Т(ГС) «Сведения о численности и фонде заработной платы, дополнительном профессиональном образовании, кадровом составе государственных гражданских служащих»;
- № 1-Т(МС) «Сведения о численности и фонде заработной платы, дополнительном профессиональном образовании, кадровом составе муниципальных служащих».
Кто сдает отчет ЕФС-1
Кто сдает отчет ЕФС-1 в 2023 г., зависит от того, какие застрахованные лица числятся в штате организации (ИП)-страхователя. По общему правилу его сдают все ИП и организации. Однако некоторые разделы оформляются отдельными лицами.
Например, подразд. 1.1 разд. 1 формы ЕФС-1 представляется в территориальное отделение СФР всеми страхователями: организациями, ИП (п. 1.4, 1.5 Постановления № 246п).
Подразд. 1.2 разд. 1 формы ЕФС-1 оформляется и сдается в СФР только теми организациями (ИП), чьи работники в отчетном периоде (п. 1.6 Постановления № 246п):
- замещали должности госслужащего, муниципального служащего;
- работали на корабле и на ином водном ТС;
- отработали полный сезон в компании на сезонной работе (ст. 293 ТК РФ);
- работали в тюрьме;
- получили право на досрочное получение страховой пенсии на основании ст. 30–32 ФЗ № 400 от 28.12.2013;
- были в состоянии простоя или отстранены от работы;
- были освобождены от работы;
- работали вахтой;
- имели статус «безработный» и получали пособия по безработице;
- заслужили право на получение пенсии на основании ФЗ № 1244-1 от 15.05.1991 «О Чернобыльской АЭС»;
- находились в отпуске по уходу за ребенком 1,5–3 лет;
- пребывали в неоплачиваемом отпуске (ст. 128 ТК РФ);
- работали в с/х согласно ч. 14 ст. 17 ФЗ № 400 от 28.12.2013.
Отчеты кадрового специалиста
Все отчеты должны ежегодно корректироваться кадровиками, так как даты их предоставления могут сдвигаться в связи с совпадением отчетной даты с выходным днем. Чтобы не просрочить отчетность, необходимо следить за этим и постоянно мониторить законодательную базу на предмет изменения отчетных форм и сроков. Удобнее сдавать всю кадровую отчетность за несколько дней до наступления срока, а бланки и периодичность уточнять на официальных сайтах ведомств.
|
Месяц |
Последняя дата сдачи |
Форма отчета |
|
Январь |
10.01 |
3-Ф |
|
11.01. |
1-ПР |
|
|
17.01. |
П-4, СЗВ-М |
|
|
21.01 |
1-Т |
|
|
25.01 |
7-Т |
|
|
25-29.01 |
О вакансиях |
|
|
Февраль |
03.02. |
1-Кадры |
|
15.02 |
СЗВ-М |
|
|
СЗВ-ТД |
||
|
П-4 |
||
|
25-29.02 |
О вакансиях |
|
|
Март |
01.03. |
СЗВ-Стаж |
|
3-Ф |
||
|
1-Т (МС или ГС) |
||
|
15.03. |
СЗВ-М, СЗВ-ТД, П-4 |
|
|
25-29.03 |
О вакансиях |
|
|
Апрель |
01.04. |
3-Ф |
|
08.04. |
П-4 (НЗ) |
|
|
11.04. |
ЗП-образование, ЗП-наука, ЗП-здрав, ЗП-соц |
|
|
15.04. |
СЗВ-М, СЗВ-ТД, П-4 |
|
|
25-29.04 |
О вакансиях |
|
|
Май |
04.05. |
3-Ф |
|
16.05. |
СЗВ-М, СЗВ-ТД, П-4 |
|
|
25-29.05 |
О вакансиях |
|
|
Июнь |
01.06. |
3-Ф |
|
15.06. |
СЗВ-М, СЗВ-ТД, П-4 |
|
|
25-29.06. |
О вакансиях |
|
|
Июль |
01.07. |
3-Ф |
|
08.07. |
П-4 (НЗ) |
|
|
11.07. |
ЗП-образование, ЗП-наука, ЗП-здрав, ЗП-соц |
|
|
15.07. |
СЗВ-М, СЗВ-ТД, П-4 |
|
|
25-29.07 |
О вакансиях |
|
|
Август |
01.08. |
3-Ф |
|
15.08. |
СЗВ-М, СЗВ-ТД, П-4 |
|
|
25-29.08 |
О вакансиях |
|
|
Сентябрь |
До 30.09 |
Списки работников мужского пола 15 и 16 лет |
|
01.09. |
3-Ф |
|
|
15.09. |
СЗВ-М, СЗВ-ТД, П-4 |
|
|
25-29.09. |
О вакансиях |
|
|
Октябрь |
03.10. |
3-Ф |
|
10.10. |
П-4 (НЗ) |
|
|
10.10 |
ЗП-образование, ЗП-наука, ЗП-здрав, ЗП-соц |
|
|
17.10. |
СЗВ-М, СЗВ-ТД, П-4 |
|
|
25-29.10. |
О вакансиях |
|
|
Ноябрь |
01.11. |
3-Ф |
|
15.11. |
СЗВ-М, СЗВ-ТД, П-4 |
|
|
25-29.11 |
О вакансиях |
|
|
30.11 |
57-Т |
|
|
Декабрь |
01.12. |
3-Ф |
|
15.12. |
СЗВ-М, СЗВ-ТД, П-4 |
|
|
25-29.12 |
О вакансиях |
Иностранные работники
С 2023 года придется уплачивать единый тариф страховых взносов, в том числе в ФОМС России, с заработной платы по трудовым договорам и вознаграждений по договорам ГПХ постоянно проживающим на территории РФ высококвалифицированным специалистам и временно пребывающим иностранным гражданам. Сейчас же, напомним, взносы на обязательное медицинское страхование за иностранных сотрудников работодатели не платят.
Данное изменение позволит иностранным гражданам получать медицинскую помощь по ОМС, но только через три года. К тому же в связи с изменениями работодатели больше не будут обязаны требовать представления полиса ДМС и указывать его реквизиты в трудовом договоре.
В связи с увеличением размера страховых взносов и предельной облагаемой базы планируется, что максимальный размер пособий вырастет к 2025 году в 1,5 раза.
Сейчас, напомним, максимальный размер пособия:
- по временной нетрудоспособности при стаже более 8 лет составляет 78 207 рублей за полный календарный месяц;
- по беременности и родам – 360 164 рубля за 140 дней;
- по уходу за ребенком до полутора лет – 31 282,82 рубля за полный календарный месяц. Если у работника заработная плата 150 000 рублей, то он мог бы получить пособие по уходу за ребенком около 60 000 рублей. Но законодатель для всех ограничил предельный размер пособия, независимо от того, какой размер зарплаты.
Новые изменения несколько улучшат ситуацию и работники, зарабатывающие выше среднего, смогут претендовать на более высокие суммы пособий (Таблица 3).
Какие типичные ошибки допускают специалисты при оформлении статистических форм?
| № стр. в форме 7 – Травматизм |
Показатель | Ошибки |
| 13 | Число рабочих человеко-дней нетрудоспособности у пострадавших с утратой трудоспособности на 1 рабочий день и более, временная нетрудоспособность которых закончилась в отчётном году, чел.дн. |
Проставляют общее число дней по больничному листу, включая выходные.
Дни нетрудоспособности необходимо учитывать только рабочие т.е. вычесть из дней больничного листа выходные дни пострадавшего по его графику. |
| 17 | Израсходовано на мероприятия по охране труда – всего, тыс.руб. | Неверно показывают единицы измерения в рублях, а необходимо показывать в тысячах рублей. Не сверили данные с бухгалтерией. |
| 23 | Средняя численность работников (работники списочного состава и внешние совместители) за отчётный год, чел. | Неверно отражается средняя численность работников. Не сверили данные с отделом кадров. Значение данного показателя должно совпадать с данными статформ № № П4 или ПМ за отчётный год. Если имеются расхождения, необходимо внести изменения в соответствующие формы (либо в ф. № 7-травматизм, либо в ф. № П-4, либо в ф. № ПМ). |
Форма кадровых отчетов. Проблемы
Отчеты для руководства – это головная боль практически любого отдела кадров – непонятно, что и как писать!
- Данных много,
- Источников данных много – внутренние системы учета, 1С, CRM, различные таблицы,
- Данные копируются вручную (!).
На составление отчета и выполнение рутинной работы тратится огромное количество времени. Какие пути есть у специалиста отделов кадров, чтобы облегчить и автоматизировать эту рутинную работу?
- Excel – простой и доступный инструмент. Минусы – многие данные приходится копировать вручную.
- Сложные аналитические решения – хорошее решение. Но – необходимо время на внедрение, а также бюджет на программное обеспечение и оплату специалистов, которые будут работать с программой (аналитики, IT).
- Легкие отчетные решения типа Tableau.
Отчетность по зарплате
Поскольку в 2023 году вводятся ЕНП и ЕНС, отчетность по НДФЛ и его уплата значительно скорректированы:
- налог удерживается при каждой выплате дохода, в т.ч. и с аванса;
- срок перечисления налога — 28-ое число;
- уплата налога возможна из средств работодателя;
- период расчета налога — с 23-го числа прошлого месяца по 22-ое число текущего месяца (исключение — переходный период декабрь-январь).
Кроме того, с 2023 года изменится форма расчета 6-НДФЛ — новый бланк регламентирован Приказом ФНС от 29.09.2022 г. № ЕД-7-11/881@. Корректировки связаны с вводом ЕНП, изменением сроков уплаты налога и новым периодом исчисления.
Важно! По 6-НДФЛ не изменили периодичность сдачи — ежеквартально, но не позже 25-го числа после отчетного квартала. Справки о доходах также включаются в расчет, но только по итогам года.
Также отчетность по зарплате — это РСВ, по которому с 2023 года обновляется форма. Она регламентирована Приказом ФНС от 29.09.2022 г. № ЕД-7-11/878@. По РСВ не изменили периодичность сдачи — ежеквартально, но не позже 25-го числа после отчетного квартала.
Сроки сдачи расчета 3-НДФЛ не изменились:
- до 30 апреля после отчетного года по полученным доходам (ИП на ОСНО, частные доходы физлиц);
- в течение 3-х лет с года получения права — при заявлении вычетов.
Форма кадровых отчетов. Что и когда сдавать сдавать
Если говорить об отчетах для внешних – государственных и контролирующих – органов, то обычно специалисты по отделу кадров сдают следующую отчетность:
Разово или по мере необходимости
- Военкомат – прием или увольнение военнообязанного,
- МВД – прием или увольнение иностранного работника,
- Служба занятости – уведомление в случае ликвидации компании или сокращения численности штата (за 2 месяца, ИП – за 2 недели).
Ежегодно
- ПФР – сведения о страховом стаже застрахованных лиц (до 1 марта, следующего за отчетным года – форма СЗВ-стаж),
- Росстат – форма № 1-Т (условия труда) и форма №7 – травматизм,
- Военкомат – отчетность по лицам мужского пола 15-16 лет (в сентябре, до 1 декабря – отчет о численности работающих граждан, пребывающих в запасе).
Ежеквартально
- Росстат – форма П-4 (для организаций, количество сотрудников в которых не больше 15 человек.
Ежемесячно
- Росстат – до 15 числа месяца отчет по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате сотрудников, если в компании более 15 сотрудников,
- Служба занятости – до 25 числа отчет о наличии свободных мест,
- ПФР – тоже до 15 числа отчет по форме СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах).