Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал кассира-операциониста и другие документы при онлайн-кассе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассир формирует отчет об открытии смены на онлайн-кассе до первого расчета. Причем необязательно утром. Если пересменка происходит в середине дня, можно снимать отчет после обеда и даже ближе к вечеру. Это первый документ, с которого начинается смена кассира. Реквизиты, которые содержит отчет, утверждены Приказом ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ (далее — Приказ). Данные отражены в таблицах №№ 18, 56, 94 — в зависимости от используемого ФФД.
Документы, которые больше не нужно заполнять
К ним относятся:
-
акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков ККМ (форма № КМ-1);
-
акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении её в организацию (форма № КМ-2);
-
акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3);
-
журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
-
журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);
-
справка-отчёт кассира-операциониста (форма № КМ-6);
-
сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации (форма № КМ-7);
-
журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8);
-
акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).
Оформление кассовых операций
Порядок работы с кассовыми устройствами установлен Указаниями Банка России №3210-У. Согласно пп. 4.6 п. 4, пп. 4.1 п.4, п.п 5,6 операции с ККМ должны отражаться в кассовой книге. Движение наличных оформляется расходными и приходными ордерами.
Книга учета принятых и выданных в кассе средств по форме № КО-5 может использоваться для оформления передачи наличных между старшим кассиром и операционистом. Соответствующее разъяснение приведено в п.4.5 п. 4 Указания №3210-У.
Документы, ранее использующиеся для работы с обычной контрольно-кассовой машиной, в том числе справка КМ-6, журнал кассира-операциониста и прочие унифицированные формы – КМ1-КМ-9, больше от субъектов хозяйственной деятельности не требуются. Разъяснения представлены в письмах Министерства Финансов № 03-01-15/37692 от 16 июня 2017 года и Фискальной налоговой службы №ЕД-4-20/6050 от 31 марта 2017 года.
Оформление журнала кассира-операциониста
Фискальная налоговая служба Российской Федерации дала разъяснения в письме №ЕД-4-20/18059@ о том, что журнал кассира-операциониста исключен из перечня обязательных документов. Все данные, которые вносились в унифицированную форму, передаются в Фискальную службу в режиме онлайн.
Несмотря на то, что с 2017 года документ необязателен, для внутреннего учета он будет полезен. С его помощью можно существенно упростить учет прихода и расходы наличных. Журнал ведет сотрудник, отвечающий за обслуживание клиентов с помощью онлайн-кассы. За хранение отвечает главный бухгалтер или руководитель.
Субъекты хозяйственной деятельности самостоятельно принимают решение, каких правил придерживаться при заполнении журнала. Но желательно придерживаться шаблона из Постановления №132.
В описании к регистру КМ-4 указано, что книга должна вестись ежедневно. Записи могут вноситься чернильной или шариковой ручкой синего цвета. Все исправления должны быть завизированы главным бухгалтером или руководителем.
До 2017 года правила ведения журнала кассира включали обязательную прошивку, нумерацию и регистрацию в Фискальной службе. Постановка на учет больше не требуется, шнуровка и нумерация могут проводиться компанией по желанию.
Бланк КМ-6 является важным отчетным документом кассира, который свидетельствует о размере дневной выручки. Данные справки отчета имеют огромное значение при осуществлении проверки надзорными органами.
На их основании составляется полное представление о полноте отражения выручки предприятия. Также справки необходимы при составлении сводного отчета.
Вопрос необходимости заполнения отчета неоднозначен.
Отсутствие данного бланка не влечет за собой применение штрафных санкций, во многих организациях он просто не нужен, частные предприниматели, как правило, обходятся без него.
Если надзорными органами при осуществлении контрольных мероприятий будет обнаружено отсутствие справки- отчета, то этот факт сочтется как отягчающее обстоятельство.
У директора компании будут неприятности, а он, в свою очередь, перенесет всю вину на кассира.
В дополнение к отчету КМ-6 может составлять форма КМ-7 — сведения о показаниях счетчиков ККТ и выручке необходимо заполнять, если на предприятии две и более кассы.
Общие требования к заполнению справки – отчета
Какая бы организация или предприниматель не формировали справку, есть общие для всех моменты.
- Отчет КМ-6 всегда составляется в 1 экземпляре. Это своего рода промежуточная форма для составления сводного отчета по кассе. Форма передается либо вышестоящему руководству, либо сдается в банк. На предприятии справку можно подшить к отчету кассира
- На первой строке указывается общая информация о компании: полное название, ИНН, номер контактного телефона
- Отчет содержит информацию о величине выручки на начало дня и на конец дня
- Обязательно отражаем сумму возвратов, если они были
- Все столбцы, которые остаются пустыми нужно перечеркнуть
- Справка – отчет обязательно подписывается старшим кассиром (или ответственным лицом) и руководителем организации
| ВАЖНО! Столбец 4, где нужно указать показания контрольного счетчика, заполняется только при использовании совсем старых кассовых аппаратов, действующих до 2004 года. Обычно этот столбец не заполняется |
Заполнение завершающего раздела справки
Покажем заполнение третьей, завершающей части в таблице.
| Значение поля | Как заполняем |
| Общая величина выручки | Здесь отражаем какая сумма выручки получена за день. Величина показателя записывается словами |
| Сумма, которая принята и оприходована по кассе | Это поле частенько остается пустым, однако, если выписан приходный ордер, то заполнить ее придется. В жизни это бывает довольно редко |
| Сумма, которая сдана в банк | Как видно из названия строки, она заполняется только в случае сдачи выручки в банк или при передаче инкассатору. При этом в справку – расчет вносится информация о реквизитах банка, куда сдается выручка. В противном случае строка остается пустой |
| Номер квитанции | Строка с номером квитанции взаимно увязана со строкой о принятии суммы денег по кассе, поэтому в большинстве случаев тоже не заполняется |
После заполнения всех необходимых строк, прописываем кто является старшим кассиром, кассиром и руководителем компании. Этим лицам необходимо расписаться в отчете и указать расшифровку подписи.
Особенности применения справки по форме КМ-6
| Условия заполнения | Расшифровка |
| Кто заполняет справку | Поскольку составление данного отчета связано с материальной стороной деятельности компании, ее составлением должно заниматься материально – ответственное лицо. Кассир как раз и является таким лицом |
| Как происходит заполнение информации | Все данные вносятся в форму справки ручкой с синей или черной пастой |
| Допускаются ли помарки при заполнении формы | Поскольку данный документ является очень важным, затрагивает денежную сферу, заполнять его нужно разборчивым почерком, желательно без ошибок и помарок. Если контролирующие органы найдут исправления, то может быть наложен штраф |
| Период составления справки | Такие справки составляются каждый день |
| Кому передается отчет | Заполненная справка вместе с наличкой передается старшему кассиру, бухгалтеру или директору предприятия. Также она сдается в банк |
| Срок хранения справки | Справка – отчет должна храниться в компании в течение 5 лет |
Регистрация контрольно-кассовой машины
Вначале мы упоминали о том, что бизнесмены обязаны заменить устаревшие кассовые аппараты на устройства нового поколения. Каждая ККМ требует отдельной регистрации в инспекции федеральной налоговой службы.
Если Вы все еще не зарегистрировали аппарат, ни в коем случае не начинайте работу, потому что это грозит оплатой штрафов в приличном размере. Как только данный процесс завершится и ККМ будет официально зарегистрирована, у вас появится документ, подтверждающий данное действие – отчет о регистрации. В нём можно найти информацию о самом аппарате; узнать о том, где и когда он был зарегистрирован и даже данные о владельце фискальной информации.
Как только вы получите регистрационный номер, нужно незамедлительно подать отчет в ФНС, чтобы начать работать с ККМ. Данный процесс можно совершить при помощи личного кабинета, зарегистрировавшись на официальном сайте оператора фискальных данных.
Когда журнал кассира-операциониста предоставляется в ФСН
- Нужно переделать регистрацию карточки кассового аппарата.
- Журнал закончен и требуется заведение новой книги.
- В случае проверки, которая организуется и инициируется самой налоговой (отдельно о видах проверок читайте в статье на нашем сайте).
При этом законом не запрещается устанавливать любое количество кассовых аппаратов фирмой. Однако все они должны быть установлены верно и обязательно быть зарегистрированы.
Важно понимать разницу между кассой фирмы и кассой ККМ.
Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:
- Должны быть учтены в тот же день, когда они поступают.
- Могут быть возвращены покупателю только в тот же день, когда они поступили от него. (Для реализации процедуры возврата товара существует свой регламент, и он будет рассматриваться отдельно).
- Эти средства отсутствуют вначале смены и после закрытия.
- Средства в течение этого же дня сдаются в инкассацию, либо же в конце кассового дня — в кассу фирмы. При этом оформляется приходный кассовый ордер по окончанию смены и передаче денег.
- В денежном шкафу/ящике/сейфе средства могут быть только для размена. При этом средства выдаются вначале кассовой смены из кассы фирмы. Опять же оформляется ордер (расходный).
Важно! Грубым нарушением будет считаться закрытие кассового дня на следующий день. В случае обнаружения, на кассира будет наложены штрафные санкции в размере до 4-х тысяч рублей за одну ошибку. А фирма поплатиться суммой в размере порядка 50 тысяч рублей.
Порядок ведения кассовой книги
Кассовая книга — это важный документ ООО и ИП, которые в своей работе имеют дело с поступлением наличных денежных средств. При ее ведении нужно руководствоваться следующими основными правилами:
- Книга заводится и используется в деятельности предприятия в течение одного календарного года.
- Ведением книги занимается либо главный бухгалтер, либо лицо, которое его заменяет (чаще всего это кассир).
- В одной организации может вестись только одна кассовая книга — вне зависимости от того, сколько видов деятельности и систем налогообложения в ней применяется. Исключением является ситуация с дочерними предприятиями — они ведут свою отдельную книгу, копию листов которой в конце года передают в головной офис компании.
- В кассовой книге отображаются все операции предприятия — как приходные, так и расходные. Основанием для внесения данных являются ПКО и РКО (приходные и расходные кассовые ордеры соответственно).
- Если в определенный день никакие операции на предприятии не совершались, то лист книги остается незаполненным.
- Существует две формы ведения кассовой книги — электронная и бумажная. Правила ее заполнения напрямую зависят от выбранной формы.
- Данные в книгу вносятся сразу же после фактического поступления или расхода денежных средств.
- Кассовая книга имеет законодательно утвержденную форму КО-4.
- В конце каждого дня, в котором осуществлялись операции с наличными расчетами, все внесенные в книгу данные сверяются с показателями кассовых ордеров. После выводится итоговый остаток денежных средств, который сверяется с суммой наличных в кассе.
Под итоговой суммой ставится подпись кассира или другого лица, ответственного за ведение книги. Также рассчитанные показатели каждого дня проверяются главным бухгалтером предприятия, что и подтверждается его подписью в конце листа.
Перечисленные правила касаются скорее организационных моментов, связанных с ведением книги. Далее стоит более подробно рассмотреть порядок ее оформления.
Если документ требует внесения изменений, они должны быть предварительно и по факту согласованы со всеми лицами, принимающими участие в заверении. Ответственные сотрудники должны поставить у записей свои подписи, а также сделать печать-подтверждение.
Ключевое условие, при соблюдение которого изменения и исправления будут учтены – наличие пометки «исправлено верно». Если нововведения несущественные, исправления могут быть сделаны посредством канцелярских инструментов.
Если в корректировании нуждается всего несколько строчек, они могут быть зачеркнуты. Между ними указывается верная запись. Важно соблюдать хронологию записей и не создавать препятствий для выявления оборота наличности.
Санкции со стороны налоговых структур за подобные действия не предусмотрены, поэтому опасаться таких мероприятий не стоит. Наоборот, внесение некорректных данных может повлечь за собой штрафы.
Правила ведения и заполнения бумаги устанавливаются организациями и индивидуальными предпринимателями в самостоятельном порядке. Ориентироваться можно на указания по заполнению, которые установлены в рамках Постановления №132.
Описания к регистру содержат сведения о том, что внесение в документ данных происходит ежедневно кассиром. Записи осуществляются с использованием синих чернил (ручки шарикового или чернильного типа). Если кассир был вынужден внести в документ исправления, они должны быть заверены директором и главбухом.
До использования онлайн-касс журнал нумеровался, прошнуровывался, регистрировался в федеральной налоговой службе. При использовании web-технологий необходимость физического наличия данного документа отсутствует, поэтому регистрация не является обязательной.
Поэтому правила и принципы работы с документом сотрудники предприятия продумывают самостоятельно. В соответствии с указаниями по оформлению KM-4 заполнение должно осуществляться сразу после того, как кассир снимет Z-отчет.
Правила и инструкция по заполнению
Действующие нормы обязывают кассира-операциониста оформлять справку по каждой кассе в том случае, если в организации их несколько. Таким образом, по итогам рабочего дня или смены может быть не один документ, а два, три и более.
На титульном листе формы должна быть указана официальная информация о юридическом лице – его полное наименование, фактический адрес, ОКПО, индивидуальный номер налогоплательщика, контактные данные (телефон, при наличии факс).
Также кассиру-операционисту требуется указать сведения о контрольно-кассовом устройстве: название его модели, номер (его можно узнать в паспорте машины) и номер регистрации (он присваивается сотрудниками налоговой службы в процессе регистрации техники).
После этого прописываются следующие данные:
- фамилия, имя и отчество кассира-операциониста;
- смена;
- номер и дата документа;
- время работы (продолжительность рабочего дня или смены).
Номер справки-отчета можно взять из фискальной отчетной документации.
Представленный тип бланка оформляется согласно сведениям денежных счетчиков на начало и конец отчетного периода. Они носят название Z-отчетов. Эта информация указывается работником в следующих десяти графах:
- Номер отчета.
- Номер отдела (при наличии).
- Номер секции (при наличии).
- Кассиром-операционистом не заполняется.
- Сведения на начало отчетного периода (дня или смены).
- Сведения на конец отчетного периода (дня или смены).
- Объем полученной выручки за вычетом возврата от клиентов по неиспользованным чекам.
- Возвраты от покупателей по кассовым документам (чекам), которые не были применены или были пробиты с ошибками.
- Фамилия, имя и отчество кассира-операциониста.
- Его подпись.
Внизу требуется указать сумму полученной выручки прописью, например, «двадцать тысяч рублей».
Если впоследствии справка-отчет будет передана в бухгалтерию, то в ней дополнительно необходимо прописать дату и номер приходного кассового ордера. При передаче документа в банк требуется указать его реквизиты и данные квитанции о принятии инкассатором денежных средств.
Справка-отчёт кассира-операциониста (форма КМ-6)
Этот вопрос неоднозначен. С одной стороны, за отсутствие справки-отчета никого не штрафуют. На многих предприятиях ее просто не требуют, а ИП чаще всего обходятся без нее. Но если при проверке будет обнаружено отсутствие таких справок, то это будет сочтено «отягчающим обстоятельством». Руководитель будет иметь проблемы, и естественно, что он возложит вину на кассира-операциониста, который не заполнял форму КМ-6.
Кассиры-новички иногда допускают нелепую ошибку, вписывая вместо ИНН предприятия свой собственный ИНН. Разумеется, это неправильно. Идентификационный номер всегда должен принадлежать предприятию.
Графу 5 и 6 основной таблицы нельзя путать. В графу 5 вписывается ГРОСС-ИТОГ X-отчета, а в графу 6 – ГРОСС-ИТОГ Z-отчета. Наоборот быть не может. Эту ошибку часто допускают из-за невнимательности.
Остальные ошибки связаны с невнимательностью при вводе числовых значений. Например, можно перепутать дату или ошибиться, вписывая сумму. Такие ошибки недопустимы, поэтому кассиру следует проверять всё как следует.
Важно! Если в самом бланке КМ-6 есть опечатки, то кассира за них никто не накажет. Штраф может быть выписан только за ошибки в информации, которую лично вписывал кассир-операционист.
Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:
- либо со дня выхода на работу,
- либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.
До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.