Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как делается опись документов?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:
- подшивка или переплет дела;
- нумерация листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Опись документов для передачи другой организации
Каких-либо специальных правил оформления описи при передаче документов контрагенту законодательно не установлено. Поэтому если конкретный бланк описи не согласован сторонами отдельно (к примеру, в качестве приложения к договору), то составить ее можно в свободной форме. Главное требование — из описи должны быть понятны следующие сведения: что именно, в каком количестве, когда, в связи с чем, от кого и кому передано.
Как и в случае с «налоговой» описью, помимо собственно реквизитов передаваемой документации желательно дополнить прописать основание передачи (к примеру, сделать ссылку на пункт договора или на переписку), а также сведения о передающей и получающей сторонах. Для заверения описи надо указать ФИО и должность составителя, проставить его подпись и дату составления.
Как организовать архив на предприятии
Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.
Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.
Как составить опись документов для передачи в архив или утилизации: образец
Перед тем, как отправить документы на хранение в архив, их обязательно нужно описать в сдаточном бланке. Опись оформляют в двух вариантах, и один из экземпляров прилагают к документам в архиве.
Информацию о самих документах указывают стандартно. Порядок сдачи бумаг в архив такой:
- Ответственный работник архива оформляет опись.
- Документ отправляют на рассмотрение комиссии.
- Если комиссия утверждает перечень, список отправляют на рассмотрение руководству.
- После того, как руководитель одобрит список и распишется в описи, ее прошивают, помещают в папку с твердой обложкой и отправляют на полку архива.
Как сделать опись документов для почтового отправления
Опись при почтовом отправлении всегда заполняют по форме 107 — это исключительный случай, когда требуется конкретный бланк. В описи указывают:
- данные и реквизиты получателя;
- стоимость отправки;
- количество передаваемых документов.
Отправка документов по почте
Контролирующие органы допускают передачу налоговой документации по почте.
Бухгалтеры часто прибегают к почтовым услугам при подаче деклараций и прочих бумаг. С целью защиты документов разработан официальный бланк описи «ф-107», используемый для ценных писем. Для отправки понадобятся 2 заполненных без ошибок и исправлений экземпляра.
В пустующие графы необходимо внести следующие данные:
- тип отправления: ценное письмо;
- имя и адрес получателя: ФИО руководителя ИФНС с указанием ее административной принадлежности;
- полный перечень документов, количество и оценочная стоимость;
- подписи налогоплательщика и принявшего бумаги сотрудника с указанием ФИО и должности;
- печать почтового отделения.
Опись документов для ФСС
В Фонд социального страхования опись направляется с целью выплат пособий сотрудникам. При подаче в ФСС документации по назначению сотрудникам пособий и выплат бухгалтер обязан составить и заполнить опись соответствующих бумаг.
Опись для ФСС — это обязательный для оформления регистр, который заполняется строго по форме, утверждённой Приказом ФСС № 578 от 24.11.2017 г.
Реестр состоит из 2 частей: вводной и табличной. В первой части заполняются сведения об учреждении:
- номер страхователя;
- код по регистрационному номеру;
- ИНН и КПП страховой организации;
- наименование отчитывающегося предприятия (полное и краткое);
- название и номер органа ФСС.
Табличная часть состоит из 5 колонок, в которые вписывают:
- порядковую нумерацию;
- ФИО сотрудников, которым назначается пособие (полностью);
- виды пособий и выплат;
- количество страниц;
- документальные основания для выплат.
В графе «Виды выплат» указывается определённый код, соответствующий назначениям пособий, как то:
- 1 — по нетрудоспособности (временной);
- 2 — по беременности и родам;
- 3 — женщинам, вставшим на учёт в медучреждениях на ранних сроках беременности;
- 4 — при рождении ребёнка;
- 5 — по уходу за ребёнком;
- 6 — по временной нетрудоспособности.
В опись на уничтожение вкладываются документы, более не несущие ценности для организации и с завершённым сроком хранения. Если в опись вносятся данные о делах какого-то определённого отдела, то вверху бланка описи пишут наименование данного подразделения.
Если несколько дел имеют один и тот же заголовок, то в бланк они заносятся под одним общим заголовком с указанием количества дел. В форму описи заносятся также данные с обложек дел, идущих на уничтожение.
Опись подписывает сотрудник, занимавшийся экспертизой. Далее его анализирует экспертная комиссия предприятия или организации; в обязательном порядке составляется протокол заседания.
После этого опись и документы могут быть уничтожены. Факт уничтожения фиксируется.
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Как правильно заполнять бланк формы 107
Чтобы опись была на руках у отправителя и получателя, естественно, ее необходимо заполнять в двух экземплярах. Оба они должны быть заверены штампами почтового отделения. Один из документов вкладывается в посылку, что позволит получателю без проблем сверить сохранность всех предметов.
В том случае, когда какая-либо графа остается незаполненной, нельзя оставлять ее пустой. Здесь необходимо ставить прочерки, чтобы посторонний человек не смог вписать что-нибудь без вашего ведома. В некоторых ситуациях наоборот, информации бывает настолько много, что вся она не вмещается в один бланк. Здесь разрешено продолжать вносить данные во вторую форму. Однако необходимо ставить пометки: «Лист 1» и «Лист 2». Парные формы также должны иметь по две копии. Таким образом, заполненными должны быть четыре бланка.
Если при заполнении вы допустите ошибку, нет смысла ее исправлять. Такой документ будет считаться недействительным. Придется писать информацию на новом бланке.
Обязательные пункты описи вложения:
- порядковый номер документов;
- количество вещей в посылке;
- наименование;
- цена каждой пересылаемой вещи;
- общая цена посылки в рублях;
- общее количество;
- данные отправителя;
- подпись.
Обратитесь к работнику отделения, который выполнит определенные действия:
- Сравнит идентичность данных в экземплярах;
- Ознакомится с отправляемыми предметами и списком описи;
- Убедится, что ценность посылки соответствует сумме вложенных предметов;
- На всех копиях заполненного бланка проставляется оттиск и подпись;
- Одна копия документа упаковывается в посылку, вторую отправитель получает на руки.
После этого, на конверте указывается надпись, свидетельствующая о том, что ценность этого письма официально зафиксирована. Именно такая сумма будет возмещена в случае утраты отправления.
Организации сдают документы в сторонние архивы, если истекли сроки их хранения либо имеет место ликвидация или реорганизация предприятия или компании. Процедура проводится в строгом порядке: организация заключает договор с архивом, составляет опись документов, работники архива проводят их тщательную проверку и экспертизу научно-практической ценности, формируя дела, исправляя ошибки до того, как бумаги попадут в архив. Процедура осуществляется в присутствии представителя организации, сдающей дела.
Вместе с делами работнику архива необходимо передать историческую справку компании (при первом обращении в учреждение), письмо на имя руководителя, где указано количество дел и их последние даты, описи дел в 3 экземплярах с предисловиями. Также при необходимости передают справку, фиксирующую неполную сохранность дел или отдельных бумаг в них.
Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема-передачи.
Если компания сдает документы в собственный архив, то процедура проходит почти аналогично. Документы готовит ответственный работник подразделения, при необходимости после консультации с делопроизводителями, бухгалтерами и т.д. Бумаги сдают с описью, а по окончании проверки документов сотрудником архивного подразделения подписывают акт приема-передачи дел.
К сведению! Работа с архивными бумагами регламентируется ФЗ от 22 октября 2004 года №125 (ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Опись архивных документов может состоять из нескольких листов. На каждом новом все заголовки должны присутствовать в полной формулировке, точно соответствуя оригинальной документации, даже если на предыдущем листе были такие же названия. В примечаниях необходимо описывать физическое состояние документации, а также ставить отметку в случае, если дело выбыло. Если в одном деле содержится документация за несколько лет, сортировать ее необходимо, ориентируясь на дату старта ведения. При нумерации нельзя превышать значение «9999». Пятизначные цифры для этого неприменимы. По возможности следует все систематизировать и описывать, учитывая хронологию. Второе правило сортировки – внутренняя структура предприятия.
Когда составляется опись архивных документов, заключительным этапом ее формирования становится уникальный номер. Для его определения ориентируются на реестр описей. Если организация получает описи от структурного подразделения и использует их в работе, дабы сформировать описание всего архива предприятия, необходимо, чтобы отдел передал все документы в двух экземплярах. Опись за год делают в четырех экземплярах, для дел личного состава необходимо три одинаковых описи. Для дел, предназначенных для хранения более двух десятилетий, следует сделать опись в количестве двух экземпляров. Составляя опись документации, связанной с персоналом, сперва нужно сложить все приказы, затем списки, карточки. Только после этого сортируют личные дела, затем – счета и зарплатные ведомости. Следующие по порядку – трудовые книжки, заключительная часть – акты, составленные в рамках произошедших на производстве несчастных случаев. Для систематизации личного дела прибегают к алфавитному упорядочиванию. В опись необходимо вносить дела, ориентируясь на то, в каком году был уволен человек.
Такой перечень составляется с учетом алфавита. В нем должны присутствовать все сокращения, использованные при составлении описи. В документе должно быть полное наименование каждого слова, хотя бы раз подвергшегося сокращению. Обычно к сокращениям прибегают, чтобы сэкономить место, меняются только часто используемые слова. Кроме того, справочный аппарат расшифровывает все аббревиатуры. Правильное составление этого элемента помогает сделать однообразную опись, каждый пункт которой максимально информативен и четко передает необходимые читателю сведения.
Есть некоторые сокращения, которые общеприняты и активно используются в письменной речь – символы, которыми кодируют длину и массу, иные единицы измерения, а также сокращения «т. д.», «т. е.» и сходные. Их не требуется расписывать. Не нужно давать расшифровку и тем сокращениям, которые фактически являются употребляемыми словами. К примеру, «профком» относится как раз к такой категории сокращений, обширно применяющихся в разговорной речи.
Зачем нужно составлять опись документов для передачи другой организации
Компании могут передавать друг другу документы по разным причинам. Среди частым можно выделить три:
- передача документов в архив по истечению срока хранения дела (документа) или при ликвидации предприятия;
- запрос проверяющих органов;
- передача бумаг контрагентам.
Составление описи – не просто формальность делового документооборота. Основные его функции – систематизированный учет передаваемой информации и обеспечение сохранности документов. Это прямое подтверждение факта приема-передачи бумаг. Также в дальнейшем составленная опись может помочь отследить движение переданного документа.
Можно классифицировать описи по следующим признакам:
- описи документов временного хранения – сюда относятся документы, срок хранения которых составляет до 10 лет;
- описи документов постоянного хранения;
- специфические формы, которые передаются в государственные органы. Например, акт приема-передачи документов налоговикам;
- описи личных дел работников.
Особую роль бланк описи документов имеет при направление бумаг в государственные органы. В этом случае, составление описи является обязательным моментом.
Как составлять опись передаваемых документов в 2021 году
Унифицированной формы описи нет. Ее составляют в свободной форме.
Несмотря на то, что образец описи документов для передачи другой организации каждая компания составляет по своему шаблону, в нее обязательно включают следующие реквизиты:
- наименование организации-отправителя документов;
- наименование организации-получателя;
- дата составления;
- перечень передаваемых документов с указанием количества листов и экземпляров;
- общее количество листов;
- причина передачи документов;
- должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за передачу документов;
- должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за прием документа.
Дополнительно рекомендуем указать тип документа: оригинал или копия.