Что делать, если потеряна трудовая книжка?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если потеряна трудовая книжка?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Неотъемлемой составляющей сведений, представленных страхователем, есть сканированная копия согласия работника о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных.

В случае представления сведений о трудовой деятельности работником лично предоставление согласия на обработку персональных данных осуществляется путем проставления отметки о предоставлении такого разрешения в электронном кабинете застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Информация о работнике и приобретенный им стаж работы, образование, квалификацию, сведения о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика, дата его рождения, предоставляется только лицу, которого такие сведения касаются, или другим лицам исключительно с согласия работника, предоставленной через электронный кабинет застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Обнародование информации о трудовой деятельности работника допускается только в обезличенном виде.

Принцип работы Электронной Трудовой Книги включает в себя несколько этапов:

1. Данные из трудовой книжки визуально проверяются на возможность оцифровки. Если результат положительный, проводится перевод данных трудовой книжки в цифровой формат.

2. Осуществляется проверка записей трудовой книжки: данным системы персонифицированного учета и на соблюдение требований «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников». То есть именно на этом этапе определяются периоды, которые будут зачтены при назначении пенсии.

3. Формируется конечный вариант ЭТК (Электронная Трудовая Книжка), а также определяется необходимость предоставления дополнительных документов и проведения проверок.

4. Когда трудовая книжка успешно оцифрована, то в личном кабинете можно посмотреть сканы этой трудовой книжки. В ближайшее время также будет реализована возможность просмотра периодов работы и итог имеющегося стажа.

Электронную трудовую книжку внедрено во исполнение Указа Президента Украины №837 / 2019, которая реализует отображение в личном кабинете на вебпортал сведений о трудовой деятельности, сформированных по данным отчетов работодателей начиная с 1998 года.

Внедрение электронной трудовой книжки является предпосылкой для дальнейшей реализации автоматического назначения пенсии (без дополнительного обращения) по факту наступления пенсионного возраста и социальных выплат. Электронная трудовая книжка — устранит возможные негативные последствия потери бумажной трудовой книжки, ее физического повреждения, риски фальсификации и внесения недостоверных сведений.

Работодатели или сами работники имеют возможность представления сканированных копий бумажных трудовых книжек через вебпортал, сведения о трудовой деятельности учитываются в реестре застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Трудовую книжку потерял работодатель

Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.

Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.

Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.

Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:

• определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
• собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
• поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
• запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
• проверить информацию по предыдущим местам работы.

После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.

Особенности заполнения дубликата ТК

Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).

А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.

В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.

На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.

JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.

Работник потерял трудовую книжку: что делать новому работодателю?

В данной ситуации новый работодатель, так сказать, «не при делах». Инициатива по восстановлению трудовой книжки должна исходить от самого работника, который ее потерял.

Он подает заявление об утере трудовой книжки работодателю по последнему месту работы (надо понимать, основному), а тот не позднее 15 дней со дня получения такого заявления заводит новую трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой (титульной) страницы (п. 5.1 Инструкции № 58*).

Если у работодателя с этим возникают какие-то сложности, сделать это он может «в другие сроки».

Как правильно оформить дубликат?

В разделы «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» и «Відомості про заохочення» вносят записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

А если работник до трудоустройства к последнему работодателю работал где-то еще? Тогда при заполнении дубликата трудовой книжки в графе 3 «Відомості про роботу» прежде всего делают запись об общем стаже работы до трудоустройства к последнему работодателю.

Данные об общем стаже работника записывают суммарно. То есть указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии (в учреждении, организации), в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

• После этого данные об общем стаже, подтвержденные надлежащим образом оформленными документами (справками или заверенными в установленном порядке копиями приказов (распоряжений) с предыдущих мест работы), расписывают по отдельным периодам работы. Эти записи, а также запись об общем трудовом стаже работы не нумеруют, а просто в разделе «Відомості про роботу» указывают:
• в графе 2 — дату приема на работу;
• в графе 3 — наименование предприятия, где работал сотрудник, а также отдел (цех) и должность (работу), на которую он был принят.

Если из поданных документов видно, что работника переводили на постоянную работу на том же предприятии, об этом делают соответствующую запись в дубликате.

1. После этого:
2. в графе 2 записывают дату увольнения с работы;
3. в графе 3 приводят причину увольнения, если в поданном работником документе есть эти данные.

Но случается и так, что поданные документы не содержат полностью указанных выше данных о работе в прошлом. Что делать в этом случае? Тогда в дубликат трудовой книжки вносят только те данные, которые есть в документах; в графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращают работнику.

Важно! Последний работодатель обязан способствовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий трудоустройству к данному работодателю.

Как оформить копию трудовой книжки для банка?

Правила в отношении предъявляемых документов у каждого банка свои. Предварительное их изучение позволит клиенту минимизировать риск невыдачи кредита.

Поэтому будущему заемщику прежде всего нужно знать, какие требования к копии трудовой книжки предъявляет именно выбранный банк. Их можно узнать в офисе банка или на его сайте в интернете.

Обычно требования банков к оформлению копии трудовой книжки таковы:

• достаточно копировать листы трудовой книжки с имеющимися записями, а не пустые (сквозная нумерация записей в ней не позволит изъять невыгодные);
• на одном листе А4 располагать один или два разворота документа в масштабе не менее 100%;
• оборотная сторона листа не используется;
• если запись о последнем трудоустройстве находится в конце разворота трудовой книжки, то следует сделать копию следующего пустого листа (чтобы у кредитной комиссии не возникло сомнений о наличии последующих записей);
• каждый лист ксерокопии должен быть заверен подписью должностного лица (с указанием его должности) и печатью организации;
• ксерокопия трудовой книжки после последней записи о приеме на работу должна содержать надпись синей ручкой: «Работает по настоящее время в должности такой-то. Номер записи, текущая дата». Эта надпись должна быть заверена подписью должностного лица (с указанием должности);
• последняя страница копии трудовой книжки, как и все остальные листы, также должна быть заверена подписью должностного лица и печатью организации. То есть на последней странице должны быть два заверения и две печати: во-первых, записи о том, что работник трудится по настоящее время, во-вторых, заверение страницы в целом.

Так в общих случаях выглядит копия трудовой книжки для кредита. Соблюдение этих несложных правил может повысить шансы будущего заемщика получить кредит.

На сегодняшний день трудовая книжка является очень важным документом. Она подтверждает сам факт официального трудоустройства конкретного гражданина Российской Федерации. Именно поэтому нередко требуется предоставление её копии.

Простому работнику лучше всего заранее узнать, куда нужна копия трудовой книжки (работодатель заверить и передать её обязан по первому требованию). Так как таким образом можно будет сэкономить достаточно большое количество времени.

Чаще всего копия рассматриваемого документа требуется в следующих случаях:

• при оформлении кредитного займа любого типа в банковском учреждении;
• для восстановления утерянной трудовой книжки – при наличии заверенной копии эта процедура займет минимальное количество времени;
• для составления резюме;
• для пенсионного фонда;
• для получения загранпаспорта;
• для иных целей – их перечень достаточно обширен.

Почти всегда при устройстве к новому работодателю необходимо предоставлять информацию о прежних местах трудоустройства.

Украинские трудовые книжки

Украинские трудовые книжки в республике Крым нужно менять на книжки Российского образца, если это книжки не советского образца (бланки образца 1974 года)?

Трудовые книжки на бланках образца 1974 года менять не нужно.
Украинские трудовые книжки образца 1993 года надо поменять на трудовые книжки,
Российского образца 2004 года.
На территории России действуют трудовые книжки образца 1974 года (советские) и 2004 года. С 2004 года в России выдают книжки по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , все те, которые были выданы раньше, начиная с 1974 года, продолжают действовать (п. 2 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
У работников организаций, расположенных в Крыму или Севастополе, могут быть трудовые книжки либо советского образца – если они были получены до распада СССР, либо украинского образца. Своя форма трудовых книжек на Украине и порядок
заполнения были утверждены в 1993 году.
Если у работника украинская трудовая книжка, то ее придется поменять. То есть завести новую российскую по образцу 2004 года. При этом периоды работы в Украине в Российскую книжку заносить не нужно.
Когда же работник принес трудовую книжку образца 1974 года, менять ее не нужно. Все записи продолжайте делать в ней.
Проверить, относится ли трудовая книжка сотрудника к советским образцам, можно по таблице. В ней названы все серии книжек,
которые выпускались в России (СССР) начиная с 1974 года.

Трудовые книжки серии Годы выпуска АТ — I 1974, 1975, 1976 гг. АТ — II 1977, 1978, 1979 гг. АТ — III 1980, 1981, 1982 гг. АТ — IV 1983, 1984, 1985 гг. АТ — V 1986, 1987, 1988, 1989 гг. АТ — VI 1990, 1991, 1992 гг. АТ — VII 1993, 1994, 1995, 1996, 1997 гг. АТ — VIII 1998, 1999, 2000 гг. АТ — IX 2001, 2002, — первая половина 2003 г. АТ — X вторая половина 2003 г. Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего Подводя итоги, стоит выделить несколько организаций, которые имеют право требовать заверенную ксерокопию трудовой книжки: Консульство или посольство страны, куда запланирован визит: для оформления визы. ФМС – для получения или замены загранпаспорта. Руководитель организации, в которую предполагается трудоустройство. Банки: при оформлении кредита или ипотеки. Чтобы получить копию книжки, необходимо сделать следующее: Написать заявление на имя директора или начальника отдела кадров с просьбой о выдаче заверенной ксерокопии. Предоставить заявление ответственному лицу. Получить копию в течение трех дней с момента направления просьбы о выдаче. Срок действия копии трудовой равен одному месяцу, но его можно продлить, если заверить документ в нотариальной конторе: в этом случае он будет действителен до тех пор, пока в саму книжку не будет добавлена новая информация, касающаяся трудоустройства. Если оригинал были внесены изменения (сотрудник уволился, перевелся в другой отдел и т.д.), то ксерокопия считается недействительной. Чтобы сделать копию трудовой книжки, сотруднику отдела кадров необходимо отксеропокировать все ее страницы с записями, при этом помарки или любой искажение информации считаются недопустимыми. После снятия ксерокопии на каждую страницу вписываются такие данные: «Копия верна». Фамилия и инициалы заверяющего, а также его должность. Дата заверения. Подпись заверяющего. После последней записи на копии также необходимо указать, что работник трудоустроен по настоящее время, а также сам номер записи, дату заверения, должность и фамилию заверяющего. Все это подтверждается печатью организации. Большое значение имеет тот факт, что печати должны быть оригинальными, т.е проставлять их нужно на уже сделанные копии страниц, в противном случае документ будет считаться недействительным. Особенности заверения копии трудовой книжки важны не только для работников отделов кадров, но и для каждого трудоустроенного гражданина, ведь в случае, если заверитель допустит ошибку, можно будет быстро все исправить: это сэкономит время и нервы. Дайте трудовую книжку! Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях: если работник обратился в банк за кредитом; при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы; при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ; при усыновлении ребенка; в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом; при гражданских и судебных разбирательствах; для восстановления утерянного оригинала; при оформлении на работу по совместительству; для составления резюме при поиске новой работы; при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности. Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения. Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления). Но, например, чтобы оформить займ онлайн, в большинстве МФО на сайте Кредитометр, вам понадобится только паспорт. Особенности оформления копии для банка Как делать копию трудовой книжки, если целью работника является получение кредита в банке? Согласно вышеприведенным правилам. При этом записи документа должны подтверждать, что заемщик по-прежнему работает на определенной должности. При заверении следует учитывать такие нюансы: копия должна быть подготовлена в соответствии со всеми требованиями законодательства, а конкретные требования по оформлению следует уточнить в банковском учреждении; если последняя запись в трудовой книжке расположена в самом низу страницы — необходимо сделать ксерокопию следующей за ней пустой страницы; это станет подтверждением того, что гражданин не уволен и не переведен на другую должность. Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего Подводя итоги, стоит выделить несколько организаций, которые имеют право требовать заверенную ксерокопию трудовой книжки: Консульство или посольство страны, куда запланирован визит: для оформления визы. ФМС – для получения или замены загранпаспорта. Руководитель организации, в которую предполагается трудоустройство. Банки: при оформлении кредита или ипотеки. Чтобы получить копию книжки, необходимо сделать следующее: Написать заявление на имя директора или начальника отдела кадров с просьбой о выдаче заверенной ксерокопии. Предоставить заявление ответственному лицу. Получить копию в течение трех дней с момента направления просьбы о выдаче. Срок действия копии трудовой равен одному месяцу, но его можно продлить, если заверить документ в нотариальной конторе: в этом случае он будет действителен до тех пор, пока в саму книжку не будет добавлена новая информация, касающаяся трудоустройства. Если оригинал были внесены изменения (сотрудник уволился, перевелся в другой отдел и т. . ), то ксерокопия считается недействительной. Чтобы сделать копию трудовой книжки, сотруднику отдела кадров необходимо отксеропокировать все ее страницы с записями, при этом помарки или любой искажение информации считаются недопустимыми. После снятия ксерокопии на каждую страницу вписываются такие данные: «Копия верна». Фамилия и инициалы заверяющего, а также его должность. Дата заверения. Подпись заверяющего. После последней записи на копии также необходимо указать, что работник трудоустроен по настоящее время, а также сам номер записи, дату заверения, должность и фамилию заверяющего. Все это подтверждается печатью организации. Большое значение имеет тот факт, что печати должны быть оригинальными, т. проставлять их нужно на уже сделанные копии страниц, в противном случае документ будет считаться недействительным. Для чего надо предъявлять оригинал трудовой книжки Пенсионный фонд – это третья и самая важная организация, в которую в большинстве случаев требуется копия трудовой книжки. Она нужна для официального подтверждения страхового стажа несмотря на то, что сейчас его можно рассчитать в ПФР по количеству произведенных страховых выплат. Копия трудовой книжки Чтобы быть уверенным наверняка, как долго копия будет действительна в той или иной организации, эту информацию следует уточнять у сотрудников, занимающихся приемом документов. Почти всегда при устройстве к новому работодателю необходимо предоставлять информацию о прежних местах трудоустройства. Занимаемые ранее соискателям должности служат подтверждением наличия определенного опыта, необходимого в конкретном случае. Но согласно действующему на территории РФ законодательству после заключения трудового договора оригинал трудовой книжки обязательно должен храниться в отделе кадров. Если же сам владелец потерял данный документ, то все обязанности по решению проблемы возлагаются на него: ему придется посетить все организации, в которых он работал ранее, чтобы поставить отметки о предыдущих местах трудовой деятельности. Перечень о том, для чего нужна заверенная копия трудовой книжки, достаточно обширен: при обращении в ту или иную организацию может потребоваться данный документ, и если он не будет предоставлен, то работники вправе отказать в услуге. Важно! Если владелец трудовой книжки трудоустроен, то она должна храниться в отделе кадров, сотрудники которого не имеют права выдавать ее на руки до фактического увольнения: возможна только выдача заверенной копии. Куда нужна копия трудовой книжки? Чаще всего требуют предоставить заверенную копию трудовой именно банки. Занимаемые ранее соискателям должности служат подтверждением наличия определенного опыта, необходимого в конкретном случае. Но согласно действующему на территории РФ законодательству после заключения трудового договора оригинал трудовой книжки обязательно должен храниться в отделе кадров. Предоставление оригинала трудовой книжки Такая необходимость связана с желанием получить следующую информацию: Выписка всех мест работы за последние 10 лет допускается в случае трудоустройства в государственной организации, муниципальной. Данные требования предъявляют очень многие учреждения, занимающиеся выдачей загранпаспортов. Хотя фактически они незаконны – законодательством прямо запрещается в данном конкретном случае требовать от официально трудоустроенного гражданина РФ такие документы. Она нужна для официального подтверждения страхового стажа несмотря на то, что сейчас его можно рассчитать в ПФР по количеству произведенных страховых выплат. Ранее существовало понятие «непрерывный трудовой стаж», но сейчас оно отменено, поэтому рассчитать размер пенсии не составит и труда даже в том случае, если между увольнениями и последующими трудоустройствами были большие промежутки времени. П. 6 Постановления Правительства РФ от 24. 07. 2002 №555 установлено, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим периоды работы. Если по каким-либо причинам при оформлении пенсии владелец не может ее предоставить, то вместо нее можно использовать трудовые договоры с работодателями, выписки из приказов, справки, зарплатные ведомости и иные подтверждающие материалы. Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос. Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего Наиболее часто информация из трудовой книжки используется для получения банковских кредитов, так что рекомендуется указывать именно такую причину. Для оформления загранпаспорта копия этого документа по новым правилам уже не требуется. Если вы хотите устроиться на дополнительную работу, то об этом благоразумнее будет промолчать во избежание недоразумений. Предприятия и организации готовы предоставить своим сотрудникам копии трудовой даже без указания причины. Если же сам владелец потерял данный документ, то все обязанности по решению проблемы возлагаются на него: ему придется посетить все организации, в которых он работал ранее, чтобы поставить отметки о предыдущих местах трудовой деятельности. Перечень о том, для чего нужна заверенная копия трудовой книжки, достаточно обширен: при обращении в ту или иную организацию может потребоваться данный документ, и если он не будет предоставлен, то работники вправе отказать в услуге. Важно! Если владелец трудовой книжки трудоустроен, то она должна храниться в отделе кадров, сотрудники которого не имеют права выдавать ее на руки до фактического увольнения: возможна только выдача заверенной копии. Куда нужна копия трудовой книжки? Чаще всего требуют предоставить заверенную копию трудовой именно банки. Правила ведения и хранения трудовых книжек Учет всех данных документов должен вестись в любой организации, включая ИП. В Постановлении регламентированы все правила по заполнению и хранению, при этом ответственность за их соблюдение несут как начальник, так и сотрудник. Правила заполнения трудовой книжки: для написания дат используются только арабские цифры; ручки должны быть с чернилами, которые устойчивы к УФ свету, допускается черный и синий цвета, но только шариковые или перьевые ручки (гелевые запрещены к использованию); запрещаются всякие сокращения, вне зависимости от длины наименования; вся информация о сотруднике (переводы по должности, увольнение, награждение и т.д.) должна быть записана в соответствии со стандартами ТК РФ; для заполнения используется только официальный язык государства; вся информация обязана быть записана соответственно приказу; при приеме на работу запись должна быть осуществлена в течении не более, чем 7 дней с момента приема на работу, при увольнении запись делается в последний рабочий день, за исключением, если есть дополнительный акт; строгая нумерация каждой записи; наниматель обязан предоставить сотруднику запись и тот должен заверить ее своей подписью. Хранение трудовых книжек работников должно производиться в месте недоступном для посторонних, к примеру, в сейфе или в шкафу с замком. При недоброкачественном хранении трудовых книг в организации, она может быть подвергнута штрафам. Если документы сочтутся недействительными, компания должна хранить их определенное количество времени: трудовую книжку — 75 лет; отслеживание ее передвижения (учетная книга) — 75 лет; книга приходов/расходов — 5 лет. Похожие записи: Как правильно купить автомобиль с рук Дополнительное соглашение к договору купли продажи Что полагается за третьего ребенка?