Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Об оформлении кадровых документов при создании нового структурного подразделения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Различные технические и организационные преобразования не редкость для предприятий. При этом весьма вероятно, что в ходе этих преобразований потребуется, чтобы кто-то из сотрудников сменил свое рабочее место. Даже если это не было в свое время оговорено в трудовом договоре.
Чем перевод отличается от перемещения
Как при переводе, так и при перемещении работник остается в пределах одной компании. Однако, два данных понятия идентичными не являются. В случае перемещения работника происходит смена его рабочего места, а его трудовая функция и все условия трудового договора сохраняются. Другими словами,работник выполняет ту же работу, но меняется рабочее место. Даже согласие на перемещение от работника получать не нужно.
В случае с переводом происходит изменение условий трудового договора, а также меняется трудовая функция работника. Для того, чтобы работник считался переведенным, то должно выполняться одно из следующих условий (местность при этом не меняется):
- меняются трудовые функции работника, прописанные в трудовом соглашении (само место работы при этом остается прежним);
- меняется структурного подразделения, где трудится работник, если данное подразделение в трудовом соглашении указано как место работы.
Прием в штат нового сотрудника, независимо от того, будет он работать в головном или обособленном подразделении, требует соблюдения четкой процедуры работы с документами. Работник должен подписать не только трудовой договор и приказ о приеме на работу, но и такие документы, как личная карточка, соглашение о персональных данных, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр. Отдельной задачей при приеме на работу является вводный инструктаж по охране труда, также требующий подписания работником соответствующих документов. Если трудоустройство осуществляется в ОП с централизованным документооборотом, то экземпляры выше указанных документов подписываются и хранятся на территории головного офиса. При децентрализованной схеме кадрового учета — на территории ОП. Во втором случае ОП должно располагать копиями локальных нормативных актов, заверенными руководителем компании.
Бесплатная юридическая помощь
Если осуществляется перемещение работника в обособленное подразделение, то запись в трудовой делать не нужно.
Инициировать перевод в другое подразделение компании может как сам сотрудник, так и его работодатель. Если перевод инициирует сотрудник, то он составляет заявление о переводе.
Если перевод сотрудника инициирован работодателем, то необходимо уведомить сотрудника о переводе и заручиться его согласием на данные изменения в работе. Уведомление о переводе работодатель может составить в свободной форме. Работник должен ознакомиться с уведомлением и подтвердив свое согласие прямо на уведомлении поставить подпись «Согласен на перевод».
В трудовую книжку и личную карточку работника вносятся, в частности, информация о приеме на работу, переводах на другую постоянную или временную работу, об увольнении. По поводу того, вносится ли запись в трудовую книжку о перемещении в обособленное подразделение, в законодательстве указаний нет.
Перемещение работника необходимо оформить приказом работодателя. Составить приказ на перемещение можно в свободной форме, так как унифицированная форма документа не утверждена.
Перевод в обособленное подразделение
Обособленное подразделение не является работодателем. В качестве такового может выступать только головная организация, т.к. она является юридическим лицом.
Работодателю необходимо включать в контракт пункт о месте работы, а если сотрудник принят на должность в обособленном подразделении, находящемся в другой местности, следует отразить в контракте это подразделение и место его нахождения (статья 57 ТК РФ).
Согласно статье 66 ТК РФ в трудовой книжке, в т.ч., отражается информация о переводах.
В данном случае трудовая функция работника не меняется, изменяется лишь соответствующее подразделение. Следовательно, прием в обособленное подразделение повлечет запись в трудовой книжке либо при переводе работника в другую местность, либо если соответствующее структурное подразделение, из которого работник переводится, было первоначально указано в контракте.
Пример: «Переведен в кондитерский цех на должность повара в обособленное подразделение. «.
Документ «Кадровый перевод списком»
Документ Кадровый перевод списком по сути представляет собой тот же документ Кадровый перевод, но в изложении для нескольких сотрудников, каждому из которых вы можете изменить отдельные условия труда. Прекрасное решение, чтобы сэкономить место в журнале, если массе сотрудников требуются похожие по сути (но не для всех одинаковые) изменения. Недостатки имеет те же, что и обычный Кадровый перевод, с тем только дополнением, что если документы Кадровый перевод вы можете для себя разметить комментариями (Иванов переведен в другое подразделение, Петровой увеличен оклад), то здесь все изменения собраны в один документ и поле Комментарий, соответственно, у него тоже одно. Но провалившись в сам документ вы увидите краткую расшифровку изменений для каждого отдельного кадрового перевода.
1. Раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения.
2. Кнопка Создать и выберите из предложенного списка документ Кадровый перевод списком.
3. В поле Организация укажите организацию, в которой регистрируется кадровый перевод списком сотрудников (выбором из справочника Настройка – Организации), если в информационной базе ведется учет по нескольким организациям. При этом если сотрудники оформлены в обособленном подразделении, выделенном на отдельный баланс, его следует указать в качестве организации.
4. В поле Дата укажите дату документа. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера, при необходимости ее можно изменить. Особенность этого поля в том, что именно эта дата подберется в поле Дата перевода всем подобранным пользователям, поэтому обращайте на нее внимание перед их подбором в документ. В дальнейшем же ее может будет изменить индивидуально для каждого сотрудника, проваливаясь в них для редактирования каждого конкретного кадрового перевода.
5. Поле Номер не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Для корректного отображения номера согласно учетной политике вашей организации заведено поле Печатать как рядом с полем Номер.
6. Если в настройках штатного расписания (Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания) выбрана возможность бронирования позиций (установлен флаг Использовать бронирование позиций), то при оформлении документа можно указать, что выбранная позиция забронирована указанным сотрудником. Эта позиция будет считаться занятой (отражается в отчете по штатному расписанию), но принятым на нее сотрудник считаться не будет. После того, как принято решение о фактическом начале работы сотрудника, признак бронирования в документе следует снять и дооформить его обычным образом.
7. По кнопке Подбор табличная часть документа заполняется списком оформляемых сотрудников, которые переводятся на другое место работы и каждая строка по ссылке Нет сведений о кадровом переводе редактируется в отдельной форме, аналогичной форме соответствующего документа на одного сотрудника. После заполнения специальной формы Кадровый перевод появляется ссылка, в которой для просмотра отображается краткая информация о кадровом событии. Также данный документ можно заполнить по кнопке Добавить. При нажатии на данную кнопку сразу открывается форма Кадровый перевод, которую необходимо заполнить.
Документ «Изменение графика работы списком»
Для регистрации массового перевода сотрудников на другой график работы введите документ Изменение графика работы списком.
1. Раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения (или Зарплата — Изменение оплаты труда)
2. Кнопка Создать и выберите из предложенного списка документ Изменение графика работы списком.
3. В поле Организация укажите организацию, в которой регистрируется изменение графика работы списком (выбором из справочника Настройка – Организации, если в информационной базе ведется учет по нескольким организациям.
4. В поле Дата укажите дату документа. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера, при необходимости ее можно изменить.
5. Поле Номер не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Дата документа и его номер используются при формировании печатной формы приказа об изменении графика работы (произвольная форма).
6. В поле Подразделение выберите структурное подразделение, в которое производится прием сотрудника, из справочника Кадры – Подразделения.
7. В поле График работы выберите новый график рабочего времени сотрудников из справочника Настройка – Графики работы сотрудников.
8. В поле Дата изменения укажите дату изменения графика сотрудников. Если сотрудники переводятся на другой график работы временно, то в поле по укажите окончание периода работы по новому графику (если сотрудники переводятся на данный график временно). С даты изменения (включительно) будет действовать новый график работы сотрудников. Если указана дата «по», то со следующего после этой даты дня будет автоматически применяться прошлый график.
9. Список сотрудников можно заполнить выборочно по кнопке Подбор или Добавить из справочника Сотрудники или автоматически по кнопке Заполнить. Т.к. изменение графика (даже без начисления самих начислений) может повлиять на размер планового ФОТ, в документе доступен контроль ФОТ и вклада в него отдельных начислений (открывается по ссылке в соответствующей колонке).
10. Нажмите на ссылку Подписи, для того чтобы их расшифровать. Поля Руководитель и Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа.
11. Кнопка Провести.
12. По кнопке Приказ об изменении графика работы можно сформировать и вывести на печать приказ об изменении графика работы (произвольная форма).
13. Если необходимо внести исправление в документ после его проведения, но при этом сохранить данный экземпляр документа, нажмите на ссылку Исправить.
Перевод в обособленное подразделение: запись в трудовой
Если работник был принят на работу в обособленное структурное подразделение предприятия, удаленное от местности нахождения головной компании, то в трудовом договоре с ним нужно указать структурное подразделение и его территориальное нахождение. Если в трудовом договоре не будет определено структурное подразделение, то в дальнейшем его изменение будет считаться перемещением работника, а если подразделение указано, то такое изменение в условиях будет являться переводом. Если осуществляется перемещение работника в обособленное подразделение, то запись в трудовой делать не нужно.
Инициировать перевод в другое подразделение компании может как сам сотрудник, так и его работодатель. Если перевод инициирует сотрудник, то он составляет заявление о переводе. Если перевод сотрудника инициирован работодателем, то необходимо уведомить сотрудника о переводе и заручиться его согласием на данные изменения в работе. Уведомление о переводе работодатель может составить в свободной форме. Работник должен ознакомиться с уведомлением и подтвердив свое согласие прямо на уведомлении поставить подпись «Согласен на перевод».
Как оформляется перевод работника в обособленное подразделение
Если в качестве инициатора перевода выступает работник, то в этом случае он должен написать на имя своего работодателя заявление. Если инициатором является сам работодатель, то от работника нужно будет получить письменное согласие. Обычно такое согласие получают так: издается приказ о переводе работника, на котором он ставит о.Однако, уведомление работнику следует направить еще до того, как будет издан приказ. Для этого работнику направляется уведомление, которое составляется в свободном виде. На данном уведомлении работник в письменном виде выражает свое согласие на перевод, либо отказывается от перевода. В случае последнего работник может быть уволен по одному из следующих оснований:
- собственное желание;
- соглашение сторон;
- сокращение.
Иногда перевод работника происходит по инициативе руководителя структурного подразделения. Для этого он должен составить представление о переводе сотрудника, в котором дается характеристика профессиональных и деловых качеств сотрудника, а также объясняется причина перевода. Представление пишется на имя руководителя, который после ознакомления с документом, ставит на нем резолюцию.
Прием в обособленное подразделение
Исходя из статуса обособленного подразделения (не является юридическим лицом), сотрудник принимается на работу головной организацией.
Если подразделение находится в другой местности, то на основании статьи 57 ТК РФ в соответствующем контракте должно быть отражено, что местом работы является обособленное подразделение с указанием его местонахождения.
Статья 57 ТК РФ позволяет включить в контракт дополнительные условия. Такие условия не должны противоречить законодательству в части ущемления прав работника. В качестве одного из таких условий указано уточнение места работы с указанием структурного подразделения и его местонахождения. Следовательно, трудовой договор может уточнять обособленное подразделение (образец в приложении) в качестве существенного условия при нахождении его в той же местности, что и головная организация.
Если работа в обособленном подразделении является существенным условием контракта, то соответствующий пункт следует в него включить.
Характерные особенности представительств и филиалов таковы:
— не являются юридическими лицами; — наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом; — должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица; — действуют на основании утвержденных положений; — регистрируются в налоговом органе по месту их нахождения. Как должно осуществляться кадровое делопроизводство в организациях, имеющих обособленные подразделения, законодателем специально не регулируется. Поэтому право выбрать, кто должен осуществлять прием и увольнение работников филиалов, кто издает приказы, связанные с трудовой деятельностью, кем оформляются и где хранятся трудовые книжки, составлять ли отдельное штатное расписание для филиала и т.п., предоставляется работодателю. Если обособленных подразделений в организации немного и штат работников в них небольшой, кадровое делопроизводство, как правило, осуществляется централизованно.
При такой организации документооборота: — все кадровые документы (приказы, распоряжения, акты, трудовые договоры и т.д.) подписываются руководителем организации; — все документы, в том числе трудовые книжки, хранятся в головной организации (по месту ее нахождения); — ведение кадровой документации и передачу ее в головную организацию обычно осуществляет один из работников обособленного подразделения.
Примечание. Организации могут создавать филиалы и представительства за пределами РФ в соответствии с законодательством иностранных государств, если иное не предусмотрено международными договорами. ——————————— >Статья 5 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Но если у организации много обособленных подразделений, находящихся в разных регионах РФ (либо за границей РФ), централизованный документооборот не только создает неудобства, но и не позволяет соблюдать сроки, установленные Трудовым кодексом. Поэтому очень часто полномочия по решению кадровых вопросов передаются непосредственно подразделениям.
Образцы записей в трудовой книжке
Это отличает случаи от увольнения в связи с достижением пенсионного возраста. Здесь кадровый специалист просто делает запись в трудовой «по собственному желанию».
Запись об увольнении должна иметь следующие атрибуты: Кадровому специалисту можно использовать при увольнении по собственному желанию образец трудовой книжки. Запись делается следующим образом:
Очень важно вносить все данные разборчиво и без сокращений, чтобы запись была действительной, а работодателю не пришлось делать дубликат трудовой книжки. Трудовое законодательство обязывает работодателя: Только после всех этих процедур может быть сделана запись в трудовой при сокращении работника.
Если сам сотрудник под давлением работодателя соглашается на добровольный уход, то запись содержит фразу «по собственному желанию», а про сокращение штата в ней не упоминается.
Как оформить кадровые документы при открытии обособленного подразделения?
В головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении.4. Перевод сотрудника на другую постоянную работу оформляется путем издания приказа (распоряжения) по унифицированной форме N Т-5.5. После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе работник снимается с учета, расписывается за получение трудовой книжки и его документы передаются из головной организации в филиал, в котором он будет работать, для дальнейшего ведения и хранения.
В филиал в опечатанном виде передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело (если ведется).6. Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч. 4 ст.
Как оформить перевод сотрудников в обособленное подразделение в другом городе?
То есть сотрудник выполняет ту же работу при смене рабочего места. В этом случае получать согласие на перемещение самого сотрудника не нужно.
При переводе происходит изменение условий трудового договора и трудовой функции сотрудника. Сотрудник считается переведенным на новую должность в той же организации (без изменения местности) при выполнении хотя бы одного из условий:
- изменение трудовой функции, предусмотренной трудовым договором.
ВниманиеПри этом место работы может измениться или оставаться прежним;
- изменение структурного подразделения, в котором работает сотрудник. В случае когда структурное подразделение как место работы было указано в трудовом договоре с сотрудником.
Перевод допускается только с письменного согласия сотрудника.
НЕ ЗАБЫТЬ! Внести запись в трудовую книжку работника о переводе на другую постоянную работу До начала работы с работником следует провести первичный инструктаж на новом рабочем месте. Обучение, как правило, проводится специалистом по охране труда или сотрудником, на которого возложены эти обязанности.