Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировочное удостоверение. Форма Т-10». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Правила оформления командировочного удостоверения
Стандартная унифицированная форма для составления удостоверения на командировку заполняется с двух сторон листа. Есть три части, которые нужно заполнить.
Первая часть лицевой стороны бланка включает:
- номер удостоверения, под которым оно вносится в журнал учета;
- полное наименование предприятия с указанием его формы (индивидуальный предприниматель, открытое или закрытое акционерное общество или общество с ограниченной ответственностью);
- дата, когда издан документ.
Вторая часть документа, также расположенная на лицевой стороне формы, включает основные сведения о гражданине, отправляемом в командировку:
- Ф. И. О.;
- табельный порядковый номер личного дела;
- занимаемая должность;
- место прохождения служебного задания;
- цель командировки (обучение, проверка работы филиала, повышение квалификации, совершение сделки и т. д.);
- сроки поездки.
Форма и структура командировочного удостоверения
Удостоверение может выглядеть в виде книжки или простого бланка. Организации сами выбирают нужный формат. Если один и тот же сотрудник постоянно ездит в командировки, то ему выдают документ многоразового использования в виде книжки (унифицированная форма Т-10).
Если поездки случают очень редко, то бланк распечатывается на простой бумаге по форме, утвержденной руководством.
Удостоверение содержит:
- данные о предприятии (наименование, коды ОКУД, ОКПО);
- номер внутренней регистрации (по бухучету);
- дату выдачи;
- Ф. И. О. сотрудника, его должность;
- место поездки (название компании);
- цель поездки;
- на какой срок отправляется;
- номер паспорта;
- подпись и печать отправляющего директора.
В бланке принимающая сторона так же должна отметить время прибытия и отъезда командировочного. Данные скрепляются подписью и печатью.
Обязательно ли командировочное удостоверение в 2023 году?
До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.
В 2023 году основанием для служебной поездки является приказ руководителя организации. Теперь этого достаточно, оформление командировочного удостоверения и вместе с ним служебного задания не является обязательным. Оно остается на усмотрение руководства компании, которое вправе закрепить своим нормативным документом положение о служебных командировках, где прописать удостоверение обязательным документом, как для работодателя, так и для сотрудника.
Целью документа является подтверждение того, что работник выбыл из начального пункта и достиг конечного. Доказательством служит наличие соответствующих подписей и печатей, как свершившийся факт деловой поездки.
Командировочное удостоверение: бланк
Несмотря на то, что унифицированную форму командировочного удостоверения можно больше не использовать, многие фирмы от него не отказались. Они продолжают использовать бланк по форме Т-10.
Он удобен тем, что в нём содержатся наименования граф, которые нужно заполнить. Всю необходимую информацию нужно расположить на лицевой и обратной стороне удостоверения.
Каждое предприятие теперь имеет право самостоятельно разрабатывать бланки командировочных удостоверений. Но большинство руководителей предпочитают использовать уже ранее унифицированный бланк по форе Т-10. Кроме того, форма этого бланка есть во многих бухгалтерских программах, что упрощает его заполнение.
Все сведения о компании заполняются автоматически. Бухгалтеру только остаётся выбрать сотрудника, который едет в командировку, и сведения о нём также будут заполнены.
Заполнение командировочного удостоверения
Заполнить документ можно от руки, а можно на компьютере. Если заполнение происходит вручную, то:
- не должно быть помарок, ошибок и зачёркиваний. Если допущена ошибка, то нужно взять новый бланк. Они не подлежат строгому учёту, поэтому это можно сделать безболезненно для делопроизводства;
- допускается использование любой ручки, но чернила должны быть синие или чёрные;
- все сведения должны быть актуальными и достоверными.
Вне зависимости от того, как происходит заполнение, необходимо указать:
- название предприятия. Можно указать в сокращённой форме, с указанием организационно-правовой формы. Например, ООО «Ромашка»;
- код ОКПО – взять нужно из регистрационных документов;
- порядковый номер;
- дату заполнения.
Потом вносятся сведения о самом работнике:
- полное ФИО;
- табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве;
- структурное подразделение или отдел, к которому он относится;
- должность.
Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.
Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер). Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
После того, как будет заполнена лицевая сторона бланка, нужно приступить к заполнению обратной. Здесь нужно указать сведения обо всех городах и предприятиях, в которых побывал командированный сотрудник во время служебной поездки. Указать нужно:
- город нахождения;
- название фирмы;
- дату прибытия и выбытия;
- должность ответственного лица;
- его подпись.
Первую запись делает ответственный сотрудник от работодателя. Он ставит:
- город нахождения фирмы;
- название, как на лицевой стороне;
- дату, когда сотрудник отбыл в командировку;
- свою должность, подпись и расшифровку.
Командировочное удостоверение предъявляется везде и во всех фирмах, в которых командированный должен оказаться по служебной необходимости. Каждая запись заверяется «живой» печатью фирмы.
Последнюю запись делает опять работодатель, так как работник прибывает к нему в фирму. Ответственный работник также отмечает:
- город нахождения фирмы;
- название, как на лицевой стороне;
- дату, когда сотрудник отбыл в командировку;
- свою должность, подпись и расшифровку.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов передается в бухгалтерию предприятия.
В пакет документов, который нужно после передать после приезда в родную организацию, входит:
- приказ руководителя предприятия о командировке;
- все чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты. Они должны быть правильно оформлены.
На их основании бухгалтер делает подробный расчет произведенных затрат. При необходимости он возмещает командированному потраченные сверх выданной ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Бланк командировочного удостоверения, если оно используется на предприятии, не является бланком строгой отчётности. Но так как это документы делопроизводства, его необходимо учитывать. Для этого на предприятии должен быть специальный журнал, в котором вписываются все выданные и полученные назад командировочные удостоверения.
Так как применение командировочного удостоверения теперь не является обязательным, принимающие командированного организации могут оказать поставить на обратной стороне штамп о прибытии и выбытии. Это не будет являться нарушением. Своё присутствие в том или ином населённом пункте работник сможет подтвердить следующими документами:
- проездными;
- чеками, квитанциями за бензин;
- платёжными документами за гостиницу;
- договором о найме жилого помещениями;
- штампами в заграничном паспорте;
- служебной запиской;
- иными документами.
Если на предприятии принято решение использовать командировочное удостоверение, и это решение закреплено в соответствующих локальных документах, то вместе также оформляются:
- служебное задание. Согласно новым правилам, форма этого документа разрабатывается на усмотрение администрации работодателя. Его используют довольно часто для того, чтобы командированный точно знал, какие задачи он должен выполнить во время поездки;
- отчет по проделанной работе. Если командированный не получил на руки служебное задание (на усмотрение администрации), ему следует составить этот документ. В нём ему необходимо точно описать, что именно он сделал во время служебной поездки;
- авансовый отчет по унифицированной форме АО1. Здесь командированный, вернувшись из поездки, расписывает все расходы, которые он понёс. Каждая статья должна быть подтверждена документами. Они будут приложением к отчёту;
- счета и квитанции, договор найма – это документы, подтверждающие расходы на жильё;
- билеты, страховые полиса и т. д. – документы, подтверждающие транспортные расходы командированного. Сюда же относятся посадочные талоны, квитанции за белье и т. д.;
- прочие документы, Например, квитанции за хранение, квитанции за услуги связи;
- служебная записка, составленная работником по возвращению, с приложенными к ней чеками на топливо. Ее составляют в основном при использовании в поездке личного или служебного транспорта;
- служебная записка, составляемая сотрудником на расходы, на которые у него отсутствуют подтверждающие документы — на проезд, на проживание и т.д.
Изменения в законодательстве по вопросу деловых поездок
Начиная с 2014, законодательство в разрезе оформления командировок претерпевает определенные изменения. Наиболее значительные реформы были осуществлены в 2017 году:
- Ведомство по всем расчетным вопросам и регламент проведения операций по исчислению суточных перешло к налоговым органам от внебюджетных фондов;
- Расчет страховых отчислений стал основываться на том объеме средств, который превышает лимит. Подразумевается, что управленец организации вправе самостоятельно устанавливать размер суточных платежей при деловых поездках сотрудников. Данная сумма также может превышать установленную НК РФ норму. Все объемы командировочных выплат должны отражаться в локальных нормативных актах или в коллективном соглашении;
- При исчислении базы для расчета суточных больше не принимается во внимание страховые взносы на травматизм.
Основываясь на ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суммы, составляют:
- Командировки по территории РФ – 700 руб. в сутки;
- Командировки за рубеж – 2500 руб. в сутки.
Исходя из ПП РФ №729 от 02.10.2002г., суточные выплаты сотрудникам коммерческих предприятий должны быть не меньше идентичных выплат сотрудникам государственных учреждений.
Внести корректировки в объем суточных выплат работодатель может в любой момент отчетного года. Однако практика демонстрирует, что большинство управленцев используют начало года для подобных изменений с целью облегчить дальнейшую работу бухгалтерского и кадрового отделов.
Правила заполнения формы Т-10
Бланк формы Т-10 может быть заполнен как от руки, так и напечатан при помощи компьютерной техники. Однако важно помнить о том, что заполняется он исключительно на основании соответствующего приказа — именно оттуда берутся все данные.
Все данные для командировочного удостоверения содержит приказ о командировании
Если сведения о цели поездки (пункте назначения, дате поездки), обозначенные в удостоверении, не соответствуют указанным в приказе, такая командировка не может быть оплачена бухгалтерией.
Заполнению подлежат следующие графы лицевой стороны бланка Т-10:
- название компании — можно указать как полное, так и сокращённое, однако, оно должно полностью соответствовать наименованию, определённому уставными документами;
- номер регистрации удостоверения и дата его оформления — в соответствии с журналом регистрации командировок;
- табельный номер сотрудника — в соответствии с данными бухгалтерского учёта;
- Ф. И. О. командированного — полностью, без сокращений;
- название структурного подразделения, в котором трудится командированный;
- наименование его должности;
- пункт назначения — наименование компании, её адрес;
- цель командирования — указывается в точном соответствии с приказом;
- дата начала и окончания командировки (временные границ указываются без учёта времени нахождения в пути);
- реквизиты подтверждающего личность документа (паспорта, служебного удостоверения и пр.);
- подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица, печать компании.
На лицевой стороне удостоверения проставляется подпись руководителя организации, ставится печать
Оборотная сторона бланка представляет собой отметки о выбытии и прибытии. Каждая отметка включает в себя:
- наименование населённого пункта (ничего другого здесь указывать не надо);
- дату;
- должность, Ф. И. О. и подпись лица, уполномоченного отмечать командировочные удостоверения в том или ином пункте назначения.
Работник может направляться в командировку в несколько мест назначения. В командировочном удостоверении тогда очень важно соблюдать цепочку записей прибыл-выбыл, которые должны соответствовать пути следования сотрудника, не допуская пропуска записей.
Если при заполнении были допущены ошибки, то неправильная отметка аккуратно зачеркивается одной линией, сверху делается правильная, и исправление заверяется соответствующей подписью. Фирмы могут применять самостоятельно разработанные бланки командировочных удостоверений, которые могут включать в себя раздел служебное задание.
Если организация не применяет командировочные удостоверения, то подтвердить сроки служебной поездки можно проездными билетами, квитанциями гостиниц и т.д.
Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.
В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).
Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.
Отмена командировочных удостоверений, во-первых, немного сократила оборот документов в организациях, позволив снять с бухгалтерии некоторую часть работы. Во-вторых, Постановление Правительства предоставило компаниям бóльшую свободу в том, как им организовывать делопроизводство, и в вопросе разработки собственных бланков.
Но важно знать, что пришло на смену командировочным удостоверениям. В том же самом Постановлении сказано, что теперь основанием для определения времени пребывания в командировке являются проездные документы. То есть билеты на поезд или самолет, например.
Если билетов или других проездных документов нет, то срок пребывания в рабочей поездке можно установить с помощью документов, которые подтверждают факт найма жилого помещения. Это могут быть талоны, квитанции или договоры о съеме квартиры, комнаты или номера в гостинице.
Если вдруг и таких бумаг нет, то работник имеет право предоставить любые другие документы, из которых станет известно о сроках пребывания в рабочей поездке и о самом ее факте. Как вариант, если в командировку человек отправился в другое государство, он может предоставить копию загранпаспорта, в котором будут отметки о въезде и выезде.
Может быть и так, что в командировку человека отправили совсем недалеко — например, в соседний город. И он решил воспользоваться служебным транспортом или личным автомобилем.
В такой ситуации основанием для подтверждения факта пребывания в командировке может служить служебная записка с отметкой в пункте назначения. К ней нужно будет приложить документы, которые подтвердят понесенные расходы. Это может быть путевой лист, квитанции о покупке топлива, чеки и т.д.
Длительность служебных поездок
Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.
Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.
Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.
Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.
В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.
Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.
Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.
Категории сотрудников, которые не могут быть отправлены в деловую поездку
Наниматель имеет право оформить командировку для подчиненного, постоянно трудящегося в компании на одной должности. Однако данное правило не касается работников, связанных с транспортной деятельностью (например, дальнобойщики или курьеры), а также субъектов, работающих по гражданско-правовому соглашению.
Чтобы направление в деловую поездку было правомерным, работодателю необходимо убедиться, что подчиненный не относится к категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки. Помимо этого, также существуют группы, для которых отправление в командировку правомерно только с их письменного согласия.
Так, к первой категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки, относятся:
- женщины, ожидающие появление ребенка;
- сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность параллельно с обучением;
- работники, которые еще не достигли 18 лет. Исключением являются работники творческого профиля, а также спортсмены;
- субъекты, трудоустроенные в фирме на основании гражданско-правового соглашения.
Ко второй категории сотрудников, направление в командировку которых возможно только с их письменного согласия, относятся:
- матери детей, которым еще не исполнилось 3 года;
- родители-одиночки, чьим детям не исполнилось 5 лет;
- родители, опекуны и усыновители несовершеннолетних инвалидов;
- субъекты, которые осуществляют уход за родственниками, основываясь на медицинском предписании.
Образец заполнения унифицированной формы Т-10
Бланк является двусторонним. На первом листе в шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО. Далее:
- номер удостоверения, дата составления;
- ФИО работника, подразделение, должность;
- место командировки;
- цель командировки сотрудника;
- длительность командировки без учета пути;
- реквизиты паспорта;
- подпись руководителя.
На обратной стороне командировочного удостоверения содержатся специальные графы для отметок прибытия в место назначения и отбытия из него:
- выбыл/прибыл в;
- число и подпись ответственного лица с указанием должности.
Действия сотрудника после командировки
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Заполнение командировочного удостоверения по форме Т-10
Каждая организация, отправляющая своего сотрудника в командировку, должна оформить данный факт документально.
На работника оформляется служебное задание и заполняется командировочное удостоверение форма Т-10, на основании которого командированному работнику передаются соответствующие полномочия и подтверждается факт его пребывания в нужном месте посредством проставления отметок на оборотной стороне документа. Скачать бланк унифицированной формы Т-10, а также образец заполнения командировочного удостоверения можно в конце статьи.
Оформление командировочного удостоверения по форме Т-10 происходит на основании приказа на командировку, подписывается руководителем предприятия и передается на руки человеку, которого отправляют в командировку. Скачать образец оформления приказа на примере формы Т-9 можно в этой статье. Затем делается запись в специальном журнале о работниках, убывших в командировку, где указывается время отъезда и прибытия.
- По прибытию из поездки работник должен сдать оформленное соответствующим образом удостоверение, а также заполненный авансовый отчет о потраченных суммах (скачать образец отчета АО-1).
- Все командировочные удостоверения подлежат обязательной регистрации в журнале, образец которого можно скачать здесь.
- Как заполнить командировочное удостоверение?