Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма СЗВ‑М — ежемесячная отчетность в ПФР». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Направлять отчёт в ПФР нужно ежемесячно. Крайний срок – 15 число следующего месяца. То есть форму за август нужно подать до 15 сентября, за сентябрь – до 15 октября, за октябрь – до 15 ноября и так далее. Если 15 число приходится на выходной или праздник, срок переносится на следующий рабочий день.
Инструкция по заполнению новой СЗВ-М
Форма, как и раньше, состоит из четырёх пунктов (разделов). В первом указываются такие данные:
- Номер страхователя, который ему присвоил ПФР при постановке на учёт.
- Наименование. Его теперь можно писать как в сокращённой, так и в полной форме. Ранее вписывалось краткое наименование. Допускается указание названия организации на латинице. ИП указывают своё ФИО.
- ИНН и КПП (для ИП – только ИНН). Если форма подаётся в отношении обособленного подразделения, то указывается КПП по месту его нахождения.
В Разделе 2 отражается отчётный период: месяц в формате ММ (например, январь – «01», сентябрь – «09»), год – в формате ГГГГ («2022»).
В Разделе 3 СЗВ-М следует указать полное название типа отчёта: «Исходная», «Дополняющая» или «Отменяющая». В старом бланке в этом поле следовало указывать краткий код – «исхд», «доп» или «отмн». Тип «Исходная» выбирается, если отчёт за месяц подаётся впервые. Тип «Дополняющая» следует указать, когда нужно дополнить сданную ранее форму. Если необходимо отменить сведения, поданные с ошибкой, выбирается тип СЗВ-М «Отменяющая».
Данные застрахованных физлиц отражаются в разделе 4. Правила заполнения такие:
- В графе 1 указывается порядковый номер записи по конкретному работнику. Нумерация физлиц в отчёте должна быть сквозной, без пропусков и повторений.
- В графе 2 вписываются фамилия, имя и отчество застрахованного лица. Их необходимо указывать полностью, в именительном падеже.
- В графе 3 – СНИЛС в формате: XXX–XXX–XXX–CC или XXX–XXX–XXX CC.
- В графе 4 – ИНН застрахованного. Номер можно не вписывать, если работодатель его не знает.
Кто должен подавать форму
Отчитываться по СЗВ-М должны все страхователи. Страхователями являются организации и предприниматели, которые привлекают работников по трудовым договорам либо заключают с физическими лицами гражданско-правовые договоры, вознаграждения по которым облагаются страховыми взносами. Кроме того, к застрахованных лицам, на которых подаётся СЗВ-М, относятся те, кто получает деньги по следуюзим договорам:
- авторского заказа
- об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
- издательские лицензионные договоры
- лицензионные договоры о предоставлении права использования
Включаются в форму и лица, которые проработали непродолжительное время, а также те, кому в отчётном периоде не производились никакие начисления.
Бывает, что в организации нет наёмных работников и ни с кем из физических лиц не заключены договоры ГПХ. Нужно ли в этом случае отчитываться по форме СЗВ-М? Надо учитывать, что юридическое лицо не может существовать без директора, который также является наёмным работником. Поэтому рассматриваемую форму подают все организации.
Отчитываться нужно и в случае, если функции директора выполняет единственный учредитель, договор с которым не заключён. Но лишь при условии, что организация ведёт деятельность, и руководитель получает заработную плату.
Изменения в бланке СЗВ-М
После утвержденных нововведений название предприятия теперь следует указывать в полном или сокращенном виде (в соответствии с учредительными документами). Разрешили при написании использовать латинскую транскрипцию.
В новом бланке изменили правила написания типов форм. Ранее их указывали в сокращенном виде: «Исхд», «Отмн», «Доп». Теперь их нужно прописывать полностью:
- «Исходная» – первичная подача отчета;
- «Отменяющая» – для отмены предоставленных сведений;
- «Дополняющая» – при внесении дополнений в поданные сведения.
Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить
Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».
Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет. В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.
Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках.
Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:
- сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
- сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.
В постановлении № 103п указано, кто готовит отчетность СЗВ-М, — отчетность о застрахованных лицах обязаны предоставлять не только бюджетные организации, но и все страхователи:
- любые организации;
- индивидуальные и частные предприниматели;
- самозанятые граждане;
- физические лица, нанимающие граждан на оплачиваемую работу.
Инструкция предложена для бюджетников, но подойдет для всех страхователей. По общему правилу, сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М составляются по состоянию на конец отчетного месяца. Отправить информацию в Пенсионный фонд надлежит до 15-го числа следующего месяца. Предельные сроки сдачи СЗВ-М в 2021 году представлены в таблице.
|
Отчетный период 2022 года |
Предельный срок |
|---|---|
|
Январь |
До 15 февраля |
|
Февраль |
До 15 марта |
|
Март |
До 15 апреля |
|
Апрель |
До 17 мая, 15 мая выпадает на субботу |
|
Май |
До 15 июня |
|
Июнь |
До 15 июля |
|
Июль |
До 16 августа, 15 августа выпадает на воскресенье |
|
Август |
До 15 сентября |
|
Сентябрь |
До 15 октября |
|
Октябрь |
До 15 ноября |
|
Ноябрь |
До 15 декабря |
|
Декабрь |
До 16 января 2023 года (перенос из-за выходного дня) |
Примеры заполнения СЗВ-М
-
Последний день действия договора с сотрудником – 1-е апреля. В отчет за апрель этот сотрудник включается.
-
Первый день действия договора – 31 июля. В сведения за июль сотрудник включается.
-
Если человек устраивается на работу впервые, и у него еще нет СНИЛС, работодателю нужно не откладывая подать документы в ПФР на оформление страхового свидетельства. Если не сделать этого сразу, то может возникнуть ситуация, что срок сдачи СЗВ-М уже подошел, а СНИЛС еще не оформлен. В этом случае следом за основной придется подавать дополняющую форму на нового работника с объяснениями.
-
Пенсионный фонд оформляет свидетельства в течение пяти дней, поэтому если сразу подать документы, накладок не будет, и вы успеете включить в основной отчет нового работника, даже если он был принят в последний день месяца.
Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда
Форма, сроки и порядок предоставления отчета СЗВ-М утверждены постановлением правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 01.02.2016.
Отчетность СЗВ-М нужно предоставлять ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. Если последний срок сдачи формы выпадает на праздничный или выходной, сдавать ее надо в ближайший рабочий день. Действующими нормами не запрещено сдавать ее и ранее, в текущем месяце. Но работодатель должен быть уверен, что до конца месяца не примет на работу нового сотрудника. Иначе — штраф за предоставление неполных сведений. Сроки сдачи СЗВ-М в 2020 году для ИП с работниками не отличаются от общеутвержденных.
Предоставим сроки сдачи СЗВ-М в 2021 году в виде таблицы:
| Отчетный период (2020 год) | Срок сдачи |
| Январь | 17.02.2020
(дата перенесена с выходного дня) |
| Февраль | 16.03.2020
(дата перенесена с выходного дня) |
| Март | 15.04.2020 |
| Апрель | 15.05.2020 |
| Май | 15.06.2020 |
| Июнь | 15.07.2020 |
| Июль | 17.08.2020
(дата перенесена с выходного дня) |
| Август | 15.09.2020 |
| Сентябрь | 15.10.2020 |
| Октябрь | 16.11.2020
(дата перенесена с выходного дня) |
| Ноябрь | 15.12.2020
(дата перенесена с выходного дня) |
| Декабрь | 15.01.2021 |
Ежемесячную отчетность СЗВ-М в 2021 году должны предоставлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении застрахованных лиц, которые работают по трудовым договорам и с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по ним уплачиваются страховые взносы. Бланк сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирована отчитывающаяся организация.
Структура и заполнение отчета СЗВ-М
Отчет
В Разделе 1 «Реквизиты страхователя» указывается:
- краткое название организации;
- регистрационный номер ПФР;
- ИНН;
- КПП.
В Разделе 2 «Отчетный период»:
- ставят символ «x» в окошке соответствующего месяца;
- обязательно указывают год подачи отчета (2020).
В Разделе 3 «Тип формы» выбирают один из трех вариантов и ставят символ «x»:
- «исходная» — если отчет о застрахованных лицах подается впервые;
- «дополняющая» — если форма подается в ПФР для дополнения ранее принятых сведений (за отчетный период);
- «отменяющая» — если организация хочет отменить сведения в ПФР, которые были ранее поданы.
В Разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах» отражают следующие данные работников:
- ФИО;
- СНИЛС;
- ИНН (при наличии).
Если в исходном СЗВ-М обнаружены ошибки, например, в ИНН или СНИЛС работника, работодателю необходимо оформить и отправить уточняющий отчет. Ситуация усложняется тем, что в законодательстве не прописан точный срок, в который разрешено подать уточняющие данные. В связи с этим некоторые отделения ПФР занимают жесткую позицию по данному вопросу – уточненку можно подавать только до окончания срока предоставления, установленного для первоначального отчета. За опоздание с внесением исправлений грозит такой же штраф, как и при не предоставлении самого отчета.
Все немного проще, если ошибки в СЗВ-М обнаружили сотрудники ПФР и направили работодателю предписание по их устранению. В таком случае сдать уточняющий отчет необходимо в пятидневный срок с момента получения предписания. Данное правило установлено приказом Минтруда России №766н от 21.12.2016г.
Форма СЗВ-М достаточная проста и не потребует много времени для заполнения. Поэтому не нужно откладывать составление отчета на последний момент. Документ стоит заполнить сразу по окончании отчетного месяца и сдать в ПФР, оставляя запас дней на случай необходимости внесения изменений. Так вы гарантированно избежите штрафа, который при большом количестве сотрудников может иметь довольно внушительный размер.
Кто обязан выдавать копию СЗВ уволенному работнику?
Обязанность оформлять и выдавать справки СЗВ (СТАЖ, М) при увольнении каждого сотрудника есть у каждого страхователя (работодателя), предоставляющего такие сведения в ПФ РФ. К ним относятся:
- Организации, индивидуальные предприниматели, заключившие с наемным сотрудником трудовой договор, лицензионные договоры (издательские или на использование объектов авторского права), гражданско-правовой договор для оказания услуг (выполнения трудовых функций), лицензионные договоры (издательские или на использование объектов авторского права) и аналогичные договоры и контракты.
- Организации с единственным участником – собственником, директором, учредителем (единственный член организации подает отчетность на себя)
- Центр занятости населения (на безработных граждан).
Выписка СЗВ-М при увольнении: как оформить, сроки выдачи
При увольнении работника важно своевременно и в полном объеме выдать ему документы, предусмотренные законодательством. Одним из таких документов являются выписки из отчетов СВЗ-М. Их непредоставление грозит работодателю серьезными последствиями. Однако избежать неприятностей несложно — для этого достаточно сделать несколько простых шагов.
Одним из главных элементов социальной защиты населения при достижении нетрудоспособного возраста являются пенсионные выплаты.
Одновременно с этим сам факт достижения определенного возраста еще не является основанием для назначения пенсии.
Одним из существенных условий является наличие требуемого страхового стажа, в течение которого в пользу работника осуществлялись выплаты на пенсионное страхование.
Ответственность за непредставление нового отчета
Работодатель или его должностное лицо будет привлечено к административному наказанию за следующие действия:
- за нарушение сроков представления отчётности
- за подачу неполных и (или) недостоверной информации о трудовой деятельности
| Первичное нарушение | |
| Организация | от 30 000 до 50 000 руб. |
| Индивидуальные предприниматели | от 1 000 до 5 000 руб. |
| Должностные лица | от 1 000 до 5 000 руб. |
| Повторное нарушение | |
| Организация | от 50 000 до 70 000 руб. |
| Индивидуальные предприниматели | от 10 000 до 20 000 руб. |
| Должностные лица | от 10 000 до 20 000 руб. либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет |
При первичном нарушении вместо штрафа возможно предупреждение.
Порядок и сроки представления СЗВ-М по новой форме
Страхователь ежемесячно обязан представлять в органы ПФР сведения о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, которые заключили договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о страховых взносах начисляются страховые взносы):
-
страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
-
фамилию, имя и отчество (при наличии);
-
идентификационный номер налогоплательщика (если работодатель располагает сведениями об ИНН физического лица).
Данные сведения представляются по форме СЗВ-М, которая утверждена постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п (вступило в силу с 30.05.2021).
По указанной форме сведения представляются:
-
за май 2021 года — не позднее 15.06.2021;
-
за июнь 2021 года — не позднее 15.07.2021;
-
за июль 2021 года — не позднее 16.08.2021 (15.08.2021 — выходной день);
-
за август 2021 года — не позднее 15.09.2021;
-
за сентябрь 2021 года — не позднее 15.10.2021;
-
за октябрь 2021 года — не позднее 15.11.2021;
-
за ноябрь 2021 года — не позднее 15.12.2021;
-
за декабрь 2021 года — не позднее 17.01.2022 (15.01.2022 — выходной день).
Ошибки в СЗВ-М. Штрафы за них
Если отчет в ПФР — СЗВ-М сдан не вовремя или с ошибками — 500 руб. за каждое лицо, сведения о котором поданы с опозданием или ошибкой.
Если сдана дополняющая СЗВ-М, то предусмотрен штраф 500 руб. за каждое лицо, не указанное в первичном отчете.
Если вы нашли ошибку в представленной СЗВ-М или получили от ПФР уведомление об устранении ошибок и несоответствий, сдайте корректирующую форму. Срок подачи исправлений по уведомлению ПФР — 5 рабочих дней со дня его получения, по собственной инициативе — в любое время.
Отменяющую форму используйте для отмены ошибочных данных. Например, вы включили в СЗВ-М человека, который у вас в отчетном периоде не работал. Сдайте СЗВ-М с типом «Отменяющая», указав данные только этого человека.
Дополняющая форма нужна, чтобы сообщить сведения, которых в исходной СЗВ-М не было вообще, или верные данные вместо отмененных. Так, если забыли указать в СЗВ-М работника, сдайте только на него форму с типом «Дополняющая».
Чтобы исправить ошибку в Ф.И.О., ИНН или СНИЛС работника, сдайте две СЗВ-М:
- первую — с типом «Отменяющая». В нее перенесите данные о работнике из ошибочной формы;
- вторую — с типом «Дополняющая». В ней укажите верные данные.
Но даже если вы получили штраф есть шансы варианты его снизить. Приведу пример из судебной практики Московского округа. Страхователь подал СЗВ-М с опозданием на один рабочий день (вместо пятницы — в понедельник). ПФР оштрафовал его на 533 тыс. руб. Однако в суде организации удалось снизить размер санкции до 1 тыс. руб. Смягчающими обстоятельствами судьи посчитали:
- отсутствие сведений о нарушении порядка подачи СЗВ-М ранее;
- незначительный период просрочки.
Отмечу, это одни из наиболее частых оснований, по которым получается снизить размер штрафа.
Подробнее изучить обновлённую форму, особенности заполнения и возможности снижения штрафа за СЗВ-М поможет обзор в системе КонсультантПлюс.
Нулевой отчет по форме СЗВ-М
Даже если организация приостановила свою деятельность нулевой отчет СЗВ-М все равно необходимо сдавать. В такой компании есть как минимум один учредитель (директор), по которому нужно отчитываться.
С марта 2021 года действует новый порядок представления отчета отдельными категориями застрахованных лиц. Начиная с указанного периода отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ обязательны к представлению в отношении:
- Руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.
- Председателя ТСЖ, ГПК, СНТ, ОНТ, ДНТ (при отсутствии заключенного трудового или гражданско-правового договора)
Указанные изменения были внесены письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенного до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721.
Напомним, что ранее ПФР разрешал не сдавать отчет за единственного учредителя и председателей кооперативов и товариществ (Письмо от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856).
Когда можно избежать штрафа за СЗВ-М
Несмотря на то, что СЗВ-М сдается не первый год, многие споры по штрафам из-за ошибок в этой форме приходится решать только в суде. И нередко суды поддерживают страхователей. Приведем несколько судебных решений, которые помогут избежать штрафа или значительно снизить его размер:
- Суд снизил штраф в 10 раз за опоздание со сдачей СЗВ-М, приняв во внимание смягчающие обстоятельства: нарушение допущено впервые, срок опоздания незначительный (4 дня), отсутствуют умысел и негативные последствия для бюджета (Постановление АС Центрального округа от 02.06.2020 по делу № А83-10587/2019).
- Грамматическая ошибка в СЗВ-М не наказывается штрафом (Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 26.05.2020 по делу № А78-11257/2019).
- Штрафа не будет, если фонд пропустит срок взыскания санкций, исчислять который нужно с даты, установленной для сдачи сведений о персучете (Постановление АС Уральского округа от 10.06.2020 по делу № А34-14254/2019).
- Ошибка в сведениях о сотруднике, исправленная в течение 5 дней после получения уведомления из ПФР, основанием для штрафа не является (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 03.03.2020 по делу № А75-9576/2019).
- Технический сбой программного обеспечения (Определение ВС РФ от 08.08.2019 № 309-ЭС19-12439).
- Техническая опечатка в СЗВ-М не является основанием для штрафа (Определение ВС РФ от 28.09.2018 № 309-КГ18-14482).
- Штрафовать филиал за опоздание с СЗВ-М нельзя (Постановление ВС РФ от 10.12.2018 № 308-КГ18-19977).
- Ошибка в СЗВ-М, поправленная после крайнего отчетного срока, но до обнаружения ее ПФР, не может быть основанием для штрафа (Определение ВС РФ от 29.11.2018 № 310-КГ18-19510).
- Организация в исходной СЗВ-М не указала сведения о 248 работниках и только через год дополнила сведения, которых не хватало. ПФР оштрафовал ее за это после проверки, но судьи посчитали привлечение к ответственности неправомерным, поскольку за истекший период сам фонд ошибку не обнаружил (Постановление АС Волго-Вятского округа от 29.10.2018 по делу № А82-1008/2018).
- СЗВ-М сдали с опозданием из-за болезни бухгалтера — суд снизил штраф в 11 раз, признав нетрудоспособность бухгалтера смягчающим обстоятельством (Определение ВС РФ от 04.07.2018 № 303-КГ18-8663).
- Работодатель сдал СЗВ-М на день позднее срока по уважительной причине (в последний день сдачи отчета отключили свет) — судьи приняли сторону работодателя, не согласившись с наложением штрафа (Постановление АС Волго-Вятского округа от 17.07.2017 № А28-11249/2016).
- Нельзя штрафовать за опоздание с СЗВ-М филиал, так как он является лишь подразделением компании, а не юридическим лицом, за ошибку должна отвечать головная организация (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 05.02.2021 по делу № А32-17320/2020).