Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени по уволенному сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С начала работы и до момента увольнения гражданина фактически отработанное и неотработанное им время отмечается в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Это необходимо для контроля за соблюдением производственного режима и получения сведений для расчета заработка. В случае увольнения сведения нужны также для правильного определения выходного пособия и окончательного расчета с работником.
Какую форму табеля выбрать
Существует 2 вида формы — Т-12 и Т-13. В чем разница?
- Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» заполняется вручную. Имеется в виду, что ее заполняют ручкой или на компьютере в неспециализированных программах (текстовый редактор).
- Т-13 «Табель учета рабочего времени» используется в организациях, у которых установлен турникет, фиксирующий вход-выход сотрудников. Заполняется автоматически (например, программой в электронном виде).
- Закон предоставляет возможность разработать собственную форму, опираясь на рекомендации Госкомстата. Решать этот вопрос предстоит кадровику и бухгалтеру, так как это их основной рабочий документ.
ВАЖНО. Свой выбор нужно закрепить в приказе организации.
- Большинство предприятий выбирают в настоящее время Т-13.
Полезно. Исключение — бюджетные организации: их учетная форма и обозначения строго регламентированы законом.
Табель составляется ежемесячно.
На практике большинство организаций составляют табель дважды в месяц — за первую половину и в конце месяца. Это связано с тем, что зарплата начисляется два раза в месяц: бухгалтерии требуется документ, на основании которого рассчитывается зарплата за конкретный период (например, за первые 15 дней месяца).
Как отражается работа в день в табеле учета времени?
Иногда особенности организации рабочего процесса на предприятии предполагают необходимость привлечения сотрудников к выполнению трудовых обязанностей на выходных. В этом случае речь идет о сверхурочной работе, которая также должна корректно отражаться в табеле учета рабочего времени. Для этого в графе под соответствующей датой проставляется буквенный код «РВ» и цифровой код «03», а в нижней ячейке прописывается точное количество отработанных в этот день часов. После чего просчитывается время выходных.
Трудовое законодательство обязывает работодателя, привлекающего сотрудников к работе в выходной или праздничный день, компенсировать сверхурочный труд посредством дополнительных выплат либо предоставлять работнику взамен другой день для отдыха. Если работодатель намерен предоставить сотруднику дополнительный выходной день в счет отработанного сверхурочно дня, это факт необходимо отразить с применением подходящего кода, чтобы потом произвести учет время выходных.
В графу, соответствующую предоставленному выходному дню, вносится буквенный код «НВ» (ему соответствует цифровой код «28»). Когда в конце месяца понадобится подвести итог, день, обозначенный кодом «НВ» или «28», нужно будет суммировать с остальными нерабочими днями по обычной схеме. Условные обозначения выходных (основных и дополнительных) являются стандартными и универсальными, поэтому применяются как при заполнении формы Т-12, так и при работе с формой Т-13.
Образец увольнения в табеле рабочего времени
Пример. В ООО «Северное сияние» принято вести табель для рабочих, рассчитанный на каждые полмесяца в связи с выплатой аванса. Так, работник Еременко Л.С. был уволен 10.05.2019г. Начальнику подразделения, где трудился Еременко, или иному ответственному за заполнение табеля субъекту необходимо отразить данный факт в табеле.
На практике это выглядит следующим образом:
| ФИО | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Итого часов |
| Еременко | В | В | Я | Я | Я | Я | Я | В | В | Я | ||||||
| 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 48 |
Табель представляет собой таблицу со столбцами и графами, в которых отмечаются все данные о каждом работнике, включая ФИО, должность и подразделение. Там же, в соответствующих столбцах, отражается отработанное время, отсутствие, прогулы и выходные.
К самым распространенным на данный момент относятся такие обозначения, как:
- работа — 01 или Я;
- работник в командировке — 06 или К;
- отпуск, положенный раз в году — 09 или ОТ;
- дополнительный отпуск — 10 или ОД;
- отпуск, связанный с беременностью или родами — 14 или Р;
- отпуск за свой счет — 16 или ДО;
- нетрудоспособность (болезнь) — 19 или Б;
- выходные, праздники — 26 или В.
Эти обозначение увольнения в табеле учета рабочего времени являются обязательными для регистрации и ведения учета рабочих часов сотрудников.
Табель — это таблица с графами и столбцами, где указываются ФИО, должность, подразделение сотрудника. Отражаются фактически отработанное время и время отсутствия, будь то выходной или прогул.
Время работы и отдыха изображается в виде кодов — буквенных или цифровых символов.
Кодами обозначают следующие параметры:
- явка на работу;
- прогул;
- отпуск;
- выходные дни;
- другие переменные, исчерпывающий список которых указывается на первом листе формы Т-12.
Первичные документы, на основании которых осуществляет табельный учет
Ответственным за ведение табелей является кадровый инспектор либо работник бухгалтерии в зависимости от предоставленных руководителем полномочий. Основанием для ведения записей служат первичная документация, используемая для учета времени работника.
| Режим работника в день увольнения | Документы первичного учета |
| Нахождение на рабочем месте (предусмотрена явка на полный рабочий день или смену) | График рабочего времени, приказ руководителя об увольнении |
| Отпуск | Приказ руководителя |
| Нетрудоспособность | Бюллетень |
| Прогул | Приказ руководителя, акт комиссии |
После расторжения договора в дату, определенную приказом руководителя, записи о рабочем режиме работника прекращаются. По строке с фамилией работника, уволившегося в середине месяца, со дня расторжения договора проставляется прочерк. В месяце, следующем после увольнения, данные о работнике (ФИО, табельный номер) в табеле не отражаются.
Табель представляет собой таблицу со столбцами и графами, в которых отмечаются все данные о каждом работнике, включая ФИО, должность и подразделение. Там же, в соответствующих столбцах, отражается отработанное время, отсутствие, прогулы и выходные.
К самым распространенным на данный момент относятся такие обозначения, как:
- работа — 01 или Я;
- работник в командировке — 06 или К;
- отпуск, положенный раз в году — 09 или ОТ;
- дополнительный отпуск — 10 или ОД;
- отпуск, связанный с беременностью или родами — 14 или Р;
- отпуск за свой счет — 16 или ДО;
- нетрудоспособность (болезнь) — 19 или Б;
- выходные, праздники — 26 или В.
Эти обозначение увольнения в табеле учета рабочего времени являются обязательными для регистрации и ведения учета рабочих часов сотрудников.
Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.
Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.
Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.
Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять:
Также есть два способа ведения табеля:
- Сплошное внесение информации. Подразумевается заполнение документа каждый день в отношении всех работников. В том числе отмечается, что сотрудник явился на работу.
- Внесение отклонений. В этом случае по умолчанию считается, что все сотрудники на работе, а в табеле указывается только отклонение от нормальной ситуации. То есть опоздание, неявка, простой. Такой вариант подходит, если рабочее время учитывается суммировано.
Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день. А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение.
Первичные документы, на основании которых осуществляет табельный учет
Ответственным за ведение табелей является кадровый инспектор либо работник бухгалтерии в зависимости от предоставленных руководителем полномочий. Основанием для ведения записей служат первичная документация, используемая для учета времени работника.
| Режим работника в день увольнения | Документы первичного учета |
| Нахождение на рабочем месте (предусмотрена явка на полный рабочий день или смену) | График рабочего времени, приказ руководителя об увольнении |
| Отпуск | Приказ руководителя |
| Нетрудоспособность | Бюллетень |
| Прогул | Приказ руководителя, акт комиссии |
После расторжения договора в дату, определенную приказом руководителя, записи о рабочем режиме работника прекращаются. По строке с фамилией работника, уволившегося в середине месяца, со дня расторжения договора проставляется прочерк. В месяце, следующем после увольнения, данные о работнике (ФИО, табельный номер) в табеле не отражаются.
Понятие и назначение табеля учета рабочего времени
Табель представляет собой специфический документ, заполнение которого имеет регулярный характер. Предполагается, что ответственное лицо должно вести табель (в бумажном или электронном виде) ежедневно, а с началом нового отчетного периода заводить следующий экземпляр. Как следствие, порядковый номер документа в отчетном периоде соответствует номеру месяца и текущему году.
Необходимость ведения табеля заключается в следующем:
- положения, закрепленные в ст. 13 ФЗ № 402 от 06.12.2011г., отражают информацию, в соответствии с которой в компаниях должны документально фиксироваться все факты трудовой жизни сотрудников;
- удобство расчета бухгалтером заработной платы персонала, а также выходных пособий в случае увольнения штатных единиц.
Рассматриваемый документ является первичным и имеет законодательно установленную форму. К слову, их – две: Т-12 и Т-13. Они были приняты постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004г. Впрочем, законодательство также предоставляет управленцам право самостоятельно разрабатывать или дополнять регламентированные формы табеля, совершенствуя их в соответствии с нуждами конкретного предприятия. Однако, практика демонстрирует, что большинство нанимателей применяют в своей деятельности законодательно установленные образцы без доработок.
Важно отметить, что наниматель должен позаботиться о наличии образцов заполнения документа. Предполагается, что в кадровом подразделении компании ответственное за ведение рассматриваемой бумаги лицо может найти образец внесения факта увольнения в табель учета рабочего времени.
Формы бланка, используемые предприятием
Традиционно компании применяют стандартные бланки, ранее представленные в журнале унифицированных форм. Предприятия используют в учете формы Т-12 для ручного заполнения и Т-13 при машинописной форме ведения учета. Особенности заполнения бланков:
- Символы, отмечаемые в табеле, стандартны и установлены для каждого случая явки или неявки.
- Заполнение табеля осуществляется либо сплошным способом, либо указанием отклонений при случаях неявок.
- В день увольнения при явке в табель проставляется буквенный символ «Я» и число часов, отработанных сотрудников в последний трудовой день либо признак отсутствия по уважительной причине.
Записи табеля учета рабочего времени ежемесячно заверяются руководителем.
Доступ сотрудника к информации бланка
Эти сведения, учитываются в табеле, и предназначены для внутреннего учета. Бланк, считается самым важным носителем информирования, связанной с трудовой работой. Руководитель должен предоставлять при увольнении сотрудника заверенные ксерокопии документов, связанные с трудовой работой. Табель считается одним из бланков, подтверждающих работу. Особенность предоставления ксерокопии табеля:
- Выдается документ только по запросу, предоставленному в письменной форме;
- Если в связи с наличием в бланке информации о других лицах сотруднику предоставляется только лишь выписка;
- Ксерокопия полного документа может быть выдана только в согласии всех имеющихся в бланке лиц.
Работник приобретает выписку в течение трех дней со дня, когда подал работодателю или главному бухгалтеру запрос. Для того чтобы получить информацию, связанную с трудоустройством, рабочий может обратиться уже после того как уволится.
Сотрудник может уйти с работы (уволится), к примеру, в середине или в начале месяца. Как же в таких ситуациях нужно заполнять графы табеля, которые приходятся на даты после его увольнения? Нужно отметить, что табель нужен для учета трудового времени, отработанного каждым рабочим. Поэтому в последний день, когда рабочий присутствовал на трудовой деятельности, в табеле указывается кодирование символа «Я» (Длительность трудовой работы в дневное время) и количество им отработанных времени. В пунктах ( ячейка) за те дни, когда рабочий больше не считается сотрудником организации, буквенных символов не производят. В них так же не нужно указывать и количество трудовых часов. После того как прошло увольнение сотрудника в действующих ячейках табеля необходимо проставить прочерк.
Табель учета рабочего времени
Данные о рабочем времени каждого сотрудника нужны для правильного расчета его среднего заработка. Поэтому работодатель обязан вести учет рабочего времени независимо от применяемой системы оплаты труда.
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ).
Организация вправе или вести учет в форме, разработанной самостоятельно и утвержденной руководителем организации, или, как и прежде, использовать унифицированную форму (утв. пост. Госкомстата России от 05.01.
2004 N 1). При этом, по нашему мнению, второй вариант проще и удобней. В унифицированной форме предусмотрены все строки и графы, необходимые для правильной организации учета.
Остановимся подробнее на порядке ее заполнения.