Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подсчет среднесписочной численности работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Списочная численность нужна для расчета среднесписочной численности сотрудников, которые заняты в течение месяца полный рабочий день. Для расчета этого показателя необходимо суммировать значения списочной численность по каждому дню календарного месяца, включая выходные и праздничные дни, и разделить полученное число на количество дней в месяце.
Списочная численность
Так как при таком расчете включаются показатели численности сотрудников по выходным и праздничным дням, возникает вопрос какое количество сотрудников учесть за выходной день, если например, в предшествующий выходному рабочий день показатель один, а в первый рабочий день после выходных — другой.
При расчете значение сотрудников в выходной день равно значению списочной численности за предшествующий выходному рабочий день.
Те сотрудники, которые состоят в списочном составе компании, но заключены с ним только ГПД должен учитываться в только в списочной численности и только один раз. Принимается при этом один сотрудник за 1 единицу.
В состав средней численности не включаются ИП, даже в том случае если они заключили с организацией ГПД. Также в состав средней численности не включают тех лиц несписочного состава, которые не заключали с компанией ГПД.
Численность и среднесписочная численность: в чем разница между терминами?
Любое предприятие существует на пласте сотрудников, которые на нем и трудятся. И каждый из этих терминов – численность и среднесписочная численность — говорит о кадровых показателях на фирме. Это не единственные аспекты, но одни из наиболее весомых показателей. Ведь именно от них уже отталкивается масштабность производства – то есть, малая это или большая фирма.
Причем это в свою очередь влияет еще и на налоговое обложение. А большинство предпринимателей пытается сэкономить на посторонних вычетах, стараясь перейти на упрощенную форму. Да и вообще это влияет на ведение всего бюджета. Поэтому поговорим о наглядных вещах в нужной терминологии.
Важно: Ссылаемся по данному вопросу на Росстат от 20.11.2006 N 69. Среднее значение описано в пункте 88-89, среднесписочный коэффициент объясняется в пункте 90.
Чем отличаются между собой численность и среднесписочная численность: разница в подсчетах
- Как мы уже поняли, понятие численности – это более обобщенный термин, его используют для определения количества сотрудников на конкретную расчетную дату. При этом новых сотрудников данный термин включает в себя, а выбывших нет. Калькуляция проводится за элементарной математической формулой, которую мы предоставляем ниже.
- Значение среднесписочного показателя имеет более конкретные рамки, больше ограничений и высокую точность подсчета. Рассчитывается путем суммирования всех человеко-часов за каждый день, поделенных на количество дней отчетного периода. Если берется квартал или полугодие/ год, тогда расчет происходит при делении на месяцы. Но это напрямую зависит от стабильности количества сотрудников.
Списочная численность
Списочная численность нужна для расчета среднесписочной численности сотрудников, которые заняты в течение месяца полный рабочий день. Для расчета этого показателя необходимо суммировать значения списочной численность по каждому дню календарного месяца, включая выходные и праздничные дни, и разделить полученное число на количество дней в месяце.
Так как при таком расчете включаются показатели численности сотрудников по выходным и праздничным дням, возникает вопрос какое количество сотрудников учесть за выходной день, если например, в предшествующий выходному рабочий день показатель один, а в первый рабочий день после выходных – другой.
При расчете значение сотрудников в выходной день равно значению списочной численности за предшествующий выходному рабочий день.
Те сотрудники, которые состоят в списочном составе компании, но заключены с ним только ГПД должен учитываться в только в списочной численности и только один раз. Принимается при этом один сотрудник за 1 единицу.
В состав средней численности не включаются ИП, даже в том случае если они заключили с организацией ГПД. Также в состав средней численности не включают тех лиц несписочного состава, которые не заключали с компанией ГПД.
Как рассчитать среднюю численность
Для расчета средней численности за период, больший одного месяца берется сумма этого показателя по каждому месяцу взятого периода. Например, средний показатель, при средней численности с января по март – 45 человек, а с апреля по декабрь – 48, будет следующий:
(45 х 3 + 48 х 9) / 12 = 47 человек
Для расчета среднесписочной численности за 1 месяц нужно будет прибавить показатель по среднесписочной численности к средней численности внешних совместителей и работающих по ГПД.
Для расчета средней численности внешних совместителей нужно количество отработанных ими часов разделить на общее количество рабочих часов взятого месяца.
Например, в организации трудятся три внешних совместителя по 4 часа 5 дней в неделю с продолжительностью рабочего дня 8 часов. Двое из них в ноябре 2017 года отработали все положенное рабочее время, то есть 21 рабочий день а в один – только 10.
Произведем учет работников за отработанные дни:
4 чел.часа / 8 ч х 2 человека = 1 человек
4 чел.часа / 8 ч х 1 человека = 0,5 человек
Общее количество чел./дней:
1 х 21 день + 0,5 х 10 дней = 26 чел./дней
Средняя численность равна:
26 чел./дней / 21 день = 1,24 чел.
Средняя численность по НПД рассчитывается аналогично.
Численность и среднесписочная численность: в чем разница между терминами?
Любое предприятие существует на пласте сотрудников, которые на нем и трудятся. И каждый из этих терминов – численность и среднесписочная численность — говорит о кадровых показателях на фирме. Это не единственные аспекты, но одни из наиболее весомых показателей. Ведь именно от них уже отталкивается масштабность производства – то есть, малая это или большая фирма.
Причем это в свою очередь влияет еще и на налоговое обложение. А большинство предпринимателей пытается сэкономить на посторонних вычетах, стараясь перейти на упрощенную форму. Да и вообще это влияет на ведение всего бюджета. Поэтому поговорим о наглядных вещах в нужной терминологии.
Важно: Ссылаемся по данному вопросу на Росстат от 20.11.2006 N 69. Среднее значение описано в пункте 88-89, среднесписочный коэффициент объясняется в пункте 90.
Для расчета среднесписочной численности следует руководствоваться Указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», № П-5 (м) «Основные сведения о деятельности организации», утвержденными Приказом Росстата от 22.11.2017 №772.
В НК РФ понятие среднесписочной численности не определено.
В среднесписочную численность включаются только работники, для которых учреждение является основным местом работы.
Полный перечень лиц, которых включают в списочную численность, приведен в п. 77 Указаний, а перечень лиц, не включаемых в списочную численность, – в п. 78 Указаний.
Среднесписочная численность отличается от средней тем, что в нее не включают внешних совместителей и работников по гражданско-правовым договорам.
При расчете среднесписочной численности за месяц надо сложить среднесписочную численность полностью занятых работников и среднюю численность не полностью занятых работников. При этом необходимо учитывать следующие нюансы.
К не полностью занятым относятся работники, которые трудятся неполное время по соглашению с работодателем. Если неполное время полагается по закону, такие работники учитываются как полностью занятые (п. 79.3 Указаний).
Среднесписочная численность полностью занятых работников за месяц рассчитывают на основе их списочной численности за каждый календарный день месяца (п. 76 Указаний). Например, если списочная численность с 1 по 20 января – 89 человек, а с 21 по 31 января – 88, то среднесписочная численность за январь – 88,6 человека ((20 дн. х 89 чел. + 11 дн. х 88 чел.) / 31 дн.). Согласно п. 79.4 Указаний численность показывается в целых единицах, то есть в рассматриваемом примере она будет показана как 89 человек.
В списочную численность включаются все полностью занятые работники, которые числятся в учреждении на конкретный день (в том числе те, которые были в отпуске или на больничном).
Не учитываются работники, которые находятся в отпусках по беременности и родам, неоплачиваемых учебных отпусках и не работают, находясь в отпуске по уходу за ребенком. Если в отпуске по уходу за ребенком работник трудится неполное рабочее время, он включается в расчет (п. 79.1 Указаний).
Списочная численность в выходные и праздники равна численности за предшествующий рабочий день (п. 76 Указаний). Например, если работник уволился в пятницу, его надо включить в списочную численность за субботу и воскресенье.
Среднесписочная численность за год, квартал и другой период больше месяца рассчитывается на основе среднесписочной численности за каждый месяц этого периода (п. 79.6, 79.7 Указаний). Например, если среднесписочная численность в январе – 89 человек, в феврале – 90, в марте – 93, то среднесписочная численность за I квартал составит с учетом округления 91 человек =(89 + 90 + 93) / 3.
Для расчета средней численности не полностью занятых работников за месяц в п. 79.3 Указаний рекомендована следующая формула:
Средняя численность не полностью занятых работников = КЧО/КЧМ,
где КЧО – это количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц, а КЧМ – количество рабочих часов в месяце.
Количество рабочих часов в месяце определяется по производственному календарю. По общему правилу в отработанное время включаются и рабочие дни, приходящиеся на отпуска и больничные. За каждый такой день учитывается столько же часов, сколько сотрудник отработал в последний день перед отпуском или больничным.
Для того чтобы рассчитать среднюю численность за месяц, к среднесписочной численности работников надо прибавить среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность работников по гражданско-правовым договорам (п. 75 Указаний).
В соответствии с п. 80 Указаний средняя численность внешних совместителей рассчитывается следующим образом:
Средняя численность внешних совместителей = КЧО/КЧМ,
где КЧО – это количество часов, отработанных внешними совместителями, а КЧМ – количество рабочих часов в месяце.
По общему правилу в отработанное время включаются рабочие дни, приходящиеся на отпуска и больничные. Полученный результат округляется до десятых (п. 80 Указаний).
Пример 1
Три внешних совместителя работают по два часа в день пять дней в неделю. По производственному календарю в январе 2019 г. 17 рабочих дней и 136 часов (при 40-часовой рабочей неделе).
Рассчитаем среднюю численность внешних совместителей.
Количество часов, отработанных внешними совместителями за январь 2019 г., – 102 ч. = (2 ч. x 17 дн. х 3 чел.).
Средняя численность внешних совместителей – 0,75 человека =102 ч / 136 ч, с округлением до десятых – 0,8 человека.
Средняя численность работников по гражданско-правовым договорам определяется так же, как и среднесписочная численность работников по трудовым договорам. При этом в расчете не участвуют ИП (пп. «б» п. 78, п. 81 Указаний).
Средняя численность за год, квартал и другой период больше месяца рассчитывается на основе средней численности за каждый месяц этого периода.
Применение средней численности
Для того, чтобы компания смогла подтвердить свое право на льготное налогообложение, необходимо рассчитывать среднюю численность работников. Потребуется расчет в следующих случаях:
- При переходе организации или ИП на такие режимы налогообложения, как УСН или ЕНВД. Для того, чтобы компания смогла это сделать, показатель средней численности за год не должен быть выше 100 человек. При превышении этого показателя применение спецрежимов невозможно;
- При переходе ИП на патентную систему налогообложения. Для того, чтобы предпринимателю воспользоваться своим правом по применению такого режима, средняя численность не должна превышать 15 человек;
- Для получения налоговых льгот.
Кого не включают в списочный состав?
В подсчет не входят специалисты, поименованные в приказе Росстата №498. К их числу относятся:
- внешние совместители – их учет ведется отдельно;
- физические лица, выполнявшие разовые функции по гражданско-правовому договору (например, консультация врача, выступление артистов, ремонт оборудования, проведение экспертизы и т.д.);
- сотрудники, направленные на службу за рубеж;
- лица, нанятые по специальным договорам (военнослужащие, осужденные);
- адвокаты – никогда не увеличивают списочную численность рабочих;
- лица, направленные к другому нанимателю без сохранения оклада;
- сотрудники, направленные на обучение в образовательное учреждение и получающие стипендию;
- учредители компании, которым не выплачивается оклад;
- лица, самовольно прекратившие ходить на службу, с первого дня неявки.
Численность работников списочного состава – это количество специалистов, для которых данный работодатель является основным и которые получают от него заработную плату. Если выплата оклада приостановлена, человек не учитывается на конкретный период.
Представление сведений в органы статистики
В 2019 г. отчеты в Росстат представляются по формам, утвержденным Приказом Росстата от 06.08.2019 №485. В частности, этим приказом утверждены:
-
годовые формы (применяются с отчета за 2018 год) 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»1-Т(ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала»
-
месячная форма (применяется с отчета по состоянию на 01.02.2019) П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»
-
квартальная форма (применяется с отчета за 1 квартал 2019 года) П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников».
Численность работающих по договорам гражданско-правового характера
Средняя численность человек, выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера, рассчитывается аналогично среднесписочной численности. Эти лица учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения. Соответственно, в выходной или праздничный день показывается численность за предшествующий рабочий день (п. 92 Постановления N 69).
Примечание. Если сотрудник, входящий в списочный состав организации, заключил с ней договор гражданско-правового характера, то при расчете среднесписочной численности он учитывается один раз как целая единица.
В списочной численности за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам (п. 88 Постановления N 69).
Учтите, что в списочную численность не включаются следующие категории работников (п. 89 Постановления N 69):
- внешние совместители;
- выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
- направленные на работу за границу;
- направленные организациями на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций;
- лица, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии;
- подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или без предупреждения администрации;
- собственники данной организации, не получающие заработную плату;
- адвокаты;
- военнослужащие.
Полный перечень категорий работников, которые учитываются в составе списочной численности, указан в п. 88 Постановления N 69. В частности, такими работниками являются находящиеся в командировках или принятые на работу с испытательным сроком.
Пример 5. Спортивное бюджетное учреждение заключило договоры подряда:
- с работником организации — с 8 по 12 октября 2008 г.;
- с двумя гражданами, не являющимися работниками организации, — с 1 по 12 октября и с 8 по 25 октября;
- с индивидуальным предпринимателем — с 1 по 31 октября.
Работник организации учитывается только в составе среднесписочной численности, индивидуальный предприниматель также не включается в расчет средней численности по договорам гражданско-правового характера.
Таким образом, с 1 по 7 октября и с 15 по 25 октября численность за каждый календарный день составляла 1 человек, с 8 по 12 октября — 2 человека, 13 и 14 октября — 2 человека (в выходные дни численность принимается равной предыдущему рабочему дню), с 26 по 31 октября — 0. Суммарная численность за месяц — 32 человека. Средняя численность за месяц составляет 1 чел. (32 чел. / 31 дн.).
Когда и куда следует подавать сведения о среднесписочной численности работников
Для подачи данных необходимо заполнить специальную форму, код которой КДН 1110018. В поле бланка необходимо будет заполнить все графы, кроме тех, в которых будет писать сотрудник налоговой службы. Основанием для заполнения формы является Порядок №1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности», который был утвержден Федеральной службой госстатистики от 09.10.2006 г. №56.
Документ составляется в двух экземплярах ,поскольку один хранится в налоговой службе, а второй передается владельцу предприятия или фирмы, но уже со всеми необходимыми пометками. Бланк для заполнения всегда можно взять непосредственно в налоговой службе, а можно воспользоваться специальными ресурсами и скачать в электронном виде, но необходимо обращать внимание, на то, соответствует ли он действующим нормам.
Образец заполнения, как правило, прилагается. Также, в интернете можно воспользоваться сайтами, которые помогут рассчитать среднесписочное количество онлайн. Подготовленный отчет можно передать в налоговую службу и в электронном виде, но заранее лучше узнать, принимают ли они такой вариант.
Заполненный бланк передается в районное отделение налоговой службы, в которой регистрировался предприниматель.
Расчет средней и среднесписочной численности работников
Организации и предпринимателю нужно знать среднюю численность своих работников для расчета налогов. Например, чтобы решить, имеет фирма право переходить на упрощенную систему налогообложения или нет. Чтобы воспользоваться регрессивной шкалой при расчете взносов в Пенсионный фонд, также нужно знать среднюю численность работников.
Фонд социального страхования требует указывать этот показатель при сдаче отчетности. Средняя численность работников рассчитывается за определенный период, например месяц, квартал, полугодие. Чтобы рассчитать среднюю численность работников, нужно знать: — среднесписочную численность работников; — среднюю численность внештатных совместителей; — среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Если у вас работают только штатные сотрудники по трудовым договорам, то вам достаточно определить их среднесписочную численность. В данном случае она совпадет со средней численностью работников.
Среднесписочная численность работников
Чтобы определить среднесписочную численность работников, сначала нужно рассчитать их списочную численность. Списочная численность работников рассчитывается на определенную дату. Например, на первое или последнее число месяца.
В списочную численность работников за каждый календарный день включаются все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор. Обратите внимание: в списочной численности работников учитываются не только работники, которые вышли на работу, но и отсутствующие работники. Например, работники, которые взяли больничный, уехали в служебную командировку, ушли в отпуск.
— подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения двухнедельного срока предупреждения об увольнении.
Пример 30 марта 2005 года в организации числились 15 человек. Из них 9 человек работают по трудовому договору, 6 человек — по договору гражданско-правового характера. Из 9 сотрудников, с которыми заключен трудовой договор, двое приняты по совместительству из других организаций. Рассчитаем списочную численность работников на 30 марта 2004 года.
Для этого из общего количества сотрудников нужно вычесть тех, кто работает по договорам гражданско-правового характера, и тех, кто принят по совместительству. Таким образом, на 30 марта 2004 года списочная численность сотрудников организации составляет 7 человек (15 — 6 — 2). Среднесписочная численность работников рассчитывается за определенный период. Она вычисляется так: складывается списочная численность работников за каждый день месяца (включая праздничные, рабочие и выходные дни) и полученная сумма делится на число календарных дней периода. Не все работники, которые входят в списочную численность, учитываются при расчете среднесписочной численности.
— сотрудники, обучающиеся или поступающие в образовательные учреждения и находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы.
Пример Списочная численность работников организации составила: — за каждый календарный день с 1 по 15 апреля — 305 человек; — с 16 по 30 апреля — 290 человек. В апреле пять женщин находились в отпуске по беременности и родам. Согласно трудовым договорам в апреле все сотрудники организации были приняты на полный рабочий день. Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за апрель, из списочной численности нужно исключить женщин, находившихся в декретном отпуске.
Таким образом, сумма численности работников списочного состава за все дни апреля составит: 15 дн. 305 чел. 5 чел.290 чел. 5 чел. 15 дн. 8775 чел. Среднесписочная численность работников за апрель будет равна: 8775 чел. 30 дн. 292,5 чел. Округлив эту цифру до целых единиц, получим, что среднесписочная численность работников за апрель — 293 человека.
Чтобы определить среднесписочную численность работников за квартал, нужно сложить среднесписочную численность за каждый месяц квартала и разделить эту сумму на 3. Аналогичным образом определяется среднесписочная численность работников за любой период с начала года (полугодие, 9 месяцев и т.д.) и за весь год.
Пример За каждый месяц 2004 года среднесписочная численность работников равнялась: — в январе — 320 чел. 325 чел. 320 чел. 290 чел. 290 чел; — в июне — 305 чел. 310 чел. 310 чел. 310 чел. 315 чел. 315 чел. 315 чел. Среднесписочная численность работников за 2004 год составит: (320 чел. 325 чел. 320 чел.
Округлив эту цифру до целых единиц, получим, что среднесписочная численность сотрудников за 2004 год — 310 человек. Расчет среднесписочной численности при неполном рабочем дне. Сотрудники, которые в соответствии с трудовым договором работают неполное рабочее время, включаются в среднесписочную численность пропорционально отработанному времени.
Сначала рассчитывается общее количество человеко-дней, отработанных этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов делится на продолжительность полного рабочего дня и умножается на количество отработанных дней.
Затем определяется средняя численность неполностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого общее количество отработанных человеко-дней делится на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.
Пример Согласно письменным заявлениям в сентябре 2004 года два сотрудника организации работают по 4 часа в день. Организация работает по графику пятидневной рабочей недели. Нормальная продолжительность рабочего дня составляет 8 часов. Следовательно, при расчете среднесписочной численности эти сотрудники учитываются за каждый рабочий день как 0,5 человека (4 чел. 8 ч). В сентябре 2004 года первый сотрудник отработал 22 дня, а второй 16 дней. У первого сотрудника общее количество человеко-дней за сентябрь равно 11 (22 чел. 0,5 чел. У второго сотрудника общее количество человеко-дней за сентябрь будет равно 8 (16 чел.0,5).