Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Судебный вердикт: когда с подотчетных средств нужно платить НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение N 373-П).
Как выдать денежные средства под отчет?
Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован п. 213 Инструкции № 157н, Указанием № 3210-У. Из данного пункта следует, что денежные средства выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего:
-
назначение аванса;
- расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.
Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 214 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 06.12.2016 № 02-07-10/72408).
Выдача денежных средств под отчет осуществляется двумя способами:
1) через кассу учреждения с оформлением расходного кассового ордера (ф. 0310002). При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).
Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:
-
на заработную плату;
-
на хозяйственные расходы;
-
на командировочные расходы;
-
на другие нужды.
В течение какого времени следует удержать с подотчетного лица не израсходованную им сумму, за которую оно не отчиталось?
Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, работодателю следует принять меры по ее взысканию. Статья 137 ТК РФ позволяет удержать невозвращенный аванс по подотчетным суммам из заработной платы работника, однако при этом следует учитывать, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ размер удержания не может быть более 20% при каждой выплате заработной платы. Обратите внимание, что установленные размеры удержаний (50 и 70%) применяются при исполнительном производстве при наличии исполнительного листа (ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).
Решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, предусмотренного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Если же работодатель пропустил месячный срок или работник отказался вернуть долг добровольно, взыскать задолженность можно в судебном порядке, воспользовавшись правом, предоставленным ст. ст. 248, 392 ТК РФ.
Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2. Предположим, что работник не вернул остаток аванса в сумме 1000 руб. Заработная плата работника за месяц за вычетом НДФЛ составила 25 000 руб. По распоряжению руководителя и при согласии самого работника производится удержание невозвращенной суммы из его заработной платы.
Для учета выданных авансов используйте авансовый отчет. Для организаций вне зависимости от формы собственности используйте форму №АО-1. Для бюджетных учреждений применяйте форму №0504049.
Бланк отчета имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне отражается информация о сотруднике, в графах 1-6 оборотной стороны он отражает информацию об израсходованных суммах и прикладывает оправдательные документы. Бухгалтерия принимает отчет и проверяет правильность заполнения граф, приложенные документы и целевой характер расходования денег. Графы 7-10 заполняются главным бухгалтером. После чего отчет утверждает руководитель.
При сдаче авансового отчета может возникнуть две ситуации:
- Было потрачено денег меньше, чем получено. Тогда сотрудник обязан вернуть неизрасходованную сумму.
- Выдано меньше, чем потрачено. Перерасход денежных средств возмещается сотруднику на основании РКО.
Списание подотчетных сумм
После получения авансового отчета бухгалтер списывает израсходованные и подтвержденные суммы. Для этого используется кредит счета 71, который корреспондирует с соответствующими счетами. Составляются проводки:
- Дт 10/15 Кт71 — поступление материалов, приобретенных подотчетным лицом;
- Дт 41 Кт71 — поступление товаров, приобретенных сотрудником;
- Дт 20/23 Кт71 — списание расходов на командировку в себестоимость продукции;
- Дт 44 Кт 71 — списание расходов на командировку в расходы на продажу.
Если сотрудник истратил денег меньше, чем ему выдали, он обязан вернуть остаток. Возврат оформляется проводкой Дт50 Кт71. Если сотрудник отказывается вернуть неизрасходованную сумму в установленный срок, то по решению руководителя ее можно взыскать с заработной платы подотчетного лица. В бухгалтерском учете это отражается следующим образом:
- Дт 94 Кт 71 — списана невозвращенная сумма;
- Дт 73 Кт 94 — отражена задолженность сотрудника перед организацией;
- Дт 70 Кт 73 — отражено удержание невозвращенных денег из зарплаты.
Облачный сервис Контур.Бухгалтерия поможет легко учитывать выданные авансы и списывать подотчетные суммы. Ведите учет в системе, начисляйте зарплату, платите налоги, отправляйте отчеты через интернет. Налоги и отчеты сервис формирует сам на основе данных учета. В течение месяца работайте в программе бесплатно.
Сроки подачи документов
Отчет о расходах в командировке нужно предоставить в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения. Несоблюдение этих сроков приведет к доначислению НДФЛ. Инспекция может посчитать, что выданные подотчетные суммы являются доходами физлиц. Поэтому сотрудник должен составлять отчет о каждом расходе средств. Форму бланка можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Сроки сдачи отчетности должны быть утверждены приказом руководителя. Образец:
ООО (название)
Приказ № 15 об утверждении сроков подачи авансового отчета
г. Белгород 15 марта 2015 года
Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по их использованию:
- по хознуждам – не позднее двух недель с даты получения средств;
- по командировочным расходам – в течение трех дней по возвращении на работу.
Выданные средства должны быть использованы строго по назначению.
На хозяйственные расходы и приобретение товаров предоставляется не более 100 тыс. руб. и только по распоряжению директора.
Ответственность за выполнение приказа, правила составления документов возлагается на главного бухгалтера.
Возврат подотчетных сумм
Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник получил из кассы деньги на хозяйственные расходы, но полностью их не использовал или не отчитался. По законодательству, сотрудник должен предоставить авансовый отчет сразу по возращении из командировки или в течение трех рабочих дней. Точные сроки указываются в приказе руководителя.
Согласно ст. 137 ТК, с целью погашения неизрасходованного аванса работодатель может удержать суммы из зарплаты сотрудника в течение одного месяца по завершении срока сдачи отчетности. Данное положение действует, если работник не оспаривает основания и размеры удержаний. Такое решение оформляется отдельным распоряжение и должно быть письменно подтверждено сотрудником. В ТК РФ оговорено, что предельный объем удержаний из каждой выплаты сотруднику должен составлять не более 20 % «чистой зарплаты».
Выдача на хознужды: оформление корреспонденций по счетам
Выдача под отчет на хозяйственные нужды должна быть зафиксирована бухгалтером при помощи расходного кассового ордера. Весь механизм расчетов предполагает составление следующих проводок:
- Дт 71 Кт 50, 51 ― подотчетные средства выданы из кассы или путем перечисления с расчетного счета на банковскую карту сотрудника;
- Дт 10, 20, 26… Кт 71 ― отражены затраты по предоставленной подотчетной сумме, направленной на приобретение материалов, оплату общепроизводственных, общехозяйственных расходов и т. д.;
- Дт 50, 51 Кт 71 ― остаток неизрасходованной подотчетной суммы возвращен в кассу или на расчетный счет;
- Дт 70 Кт 71 ― остаток неизрасходованной подотчетной суммы удержан из зарплаты сотрудника.
Ознакомиться с аналитическим учетом подотчетных сумм можно в статье «Ведение аналитического учета расчетов с подотчетными лицами».
Выдача подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.
Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя.
Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам№ 3210-У№ 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет№ 307-АД15-11670.
Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операцийКоАП РФ.
Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти:
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую№ 03-11-11/42288) устанавливает сама организация.
Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.
Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.
Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.
Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.
ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНАЯ БАЗА
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации об операциях и событиях индивидуальных предпринимателей (ИП) и организаций, регламентированную законодательством РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.
Законодательство РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности основывается на Конституции РК, Гражданском кодексе.
При организации системы бухгалтерского учета и финансовой отчетности используются следующие нормативные документы:
– Закон РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234-III (далее – Закон о бухгалтерском учете);
– Закон РК «О Национальном банке Республики Казахстан» от 30 марта 1995 года № 2155;
– Закон РК «О банках и банковской деятельности в Республике Казахстан» от 31 августа 1995 года № 2444;
– Закон РК «О валютном регулировании и валютном контроле» от 2 июля 2018 года № 167-VI (далее – Закон о валютном регулировании);
– Закон РК «О платежах и платежных системах» от 26 июля 2016 года № 11-VI (далее – Закон о платежах);
– международные и национальные стандарты финансовой отчетности (далее – МСФО и НСФО соответственно);
– Приказ министра финансов РК «Об утверждении форм первичных учетных документов» от 20 декабря 2012 года № 562 (далее – Приказ № 562);
– Приказ министра финансов РК «Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета» от 23 мая 2007 года № 185;
– Приказ министра финансов РК «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета» от 31 марта 2015 года № 241 (далее – Правила бухгалтерского учета);
– учетная политика предприятия.
Положение о подотчете: для чего и кем издается
Внутренний документ о порядке расчетов с подотчетными лицами по выданным денежным средствам на хозяйственные нужды разрабатывается в организации, чтобы обеспечить полный контроль движения подотчетных сумм, их целевого использования и правильного отражения в бухгалтерском учете.
При разработке Положения необходимо пользоваться нормативными документами, регламентирующими отношения участников и их действия:
- указанием ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
- законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
- Трудовым кодексом РФ.
Порядок проверки и утверждения авансовых отчетов
В этой части Положения нужно отразить основные моменты, связанные с авансовым отчетом, после составления которого работник вместе с прикрепленными к отчету первичными документами передает его в бухгалтерию. В частности, такие:
- Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает его сотруднику.
- Желательно описать, как проводится проверка самого отчета и приложенных к нему документов. Первичные документы должны содержать необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. Документы, заполненные некорректно, не будут приниматься к учету и возмещаться подотчетнику.
- После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а далее на утверждение руководителю.
- Срок, в течение которого отчет должен быть проверен и утвержден, а также закрыты суммы по данному аналитическому счету, необходимо указать в Приложении. Например, на проверку и утверждение отчета дается неделя, а на выдачу перерасхода или внесение остатка в кассу — 2 рабочих дня после утверждения руководителем. В случае невозвращения остатка подотчета в течение указанного срока предприятие вправе удержать этот долг из заработной платы подотчетного лица в соответствии с законодательством (ст. 137,138 ТК РФ).
Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс» Чтобы удержать из заработной платы работника невозвращенную сумму, нужно: 1) составить приказ руководителя об удержании в произвольной форме. Сделать это нужно не позднее…(подробнее смотрите в К+).
Как правильно отразить возврат в бухучете, прочтите в статье «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса».
- Если за период, на который были выданы подотчетные средства, сотрудником ничего не было куплено, то в течение указанного в Положении срока деньги в полной сумме должны быть возвращены в организацию.
- Если предприятие ведет активную деятельность, в результате которой регулярно выдаются подотчетные суммы большому числу сотрудников, то для контроля и учета рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить несколько раз в год. Этот вопрос также следует осветить в Положении.
Для расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам рекомендуется издать отдельное Положение о служебных командировках, в котором следует рассмотреть все нюансы командировочных расходов и возможные разногласия с подотчетными лицами и налоговыми органами.
Образец такого Положения вы найдете по ссылке.
Как быстро нужно вернуть подотчетные средства?
Если коротко: подотчетник должен отчитаться не позже чем через 3 дня после того, как истечет срок, на который выдавались подотчетные средства. После этого он становится должником. Разберем этот момент подробнее.
Согласно статьи 6.3 Указания Центрального банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», сотрудник, взявший деньги в подотчет, должен в срок, не превышающий трех рабочих дней после «дедлайна», до которого выданы средства под отчет, предъявить бухгалтеру (главному бухгалтеру или, в случае их отсутствия, руководителю компании) авансовый отчет, к которому приложены подтверждающие расходы документы.
Если же сотрудник после наступления «дедлайна» по сдаче обоснований подотчета отсутствовал на работе (был в отпуске, на больничном и т.п.), то он должен предоставить отчет за подотчетные средства в течение трех рабочих дней после выхода на работу.