Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как эффективно организовать и правильно оформить передачу дел». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.
Как оформить акт приемки-передачи дел
По окончании процесса составляют акт приемки-передачи дел произвольной формы. Он включает:
- Ф.И.О. и должности передающих и принимающих дела работников;
- название переданных документов и их количество;
- наименование передаваемых ценностей и имущества, их количество;
- если были действия по обучению сотрудника приемам работы, передано описание проектов с указанием стадий их выполнения, это тоже нужно отразить в акте;
- при выявлении расхождений в ходе пересчета дел и ценностей результаты нужно зафиксировать в документе;
- в акте должны быть подписи передавшего и принявшего работника, а также членов комиссии, присутствовавших при передаче.
Напомним, главное, о чём нельзя забывать: заставлять осуществлять передачу дел сотрудника после окончания его рабочего дня либо уже после непосредственного увольнения является незаконным.
По этой причине, распорядиться относительно приёма – передачи документальной базы необходимо заранее, без привязки к дате выхода на работу нового сотрудника.
Также следует помнить о том, что невозможно требовать обязательного участия в процедуре передачи будущего работника в том случае, если трудовой договор с ним ещё не заключён.
Закон позволяет принять сотрудника на временной основе на освободившуюся должность, но, обязательно предупредив его, что он должен принимать участие в процедуре приёма-передачи дел.
Что делать в нередкой ситуации, когда сотрудник увольняется, не передавая никому своих дел?
Закон не регламентирует данную ситуацию и не предусматривает никаких санкций. Единственно разумный вариант действий – это составление описи всех оставленных документов и материальных ценностей, имеющихся на момент прихода нового работника.
Зачем нужна передача дел
Передача дел по акту преемнику – хороший способ разграничить временные промежутки, когда ответственность за правильность заполнения документации, сохранность активов лежит на увольняемом лице, а когда на новопринятом человеке.
Перед оформлением акта комиссионно проводится проверка и инвентаризация. Их результаты отражаются в итоговом документе, который дает возможность точно идентифицировать объем выполняемой работы сотрудником.
Для запуска процесса перехода должностных функций от увольняемого работника его преемнику руководитель предприятия издает приказ о передаче дел при увольнении. Этим документом подтверждается факт того, что покидающий должность специалист передал документацию и материальные активы, компания не имеет претензий к нему. Перечислим неотъемлемые элементы распоряжения:
- дата составления;
- место издания;
- регистрационный номер формуляра;
- перечисление должностей и Ф.И.О. ответственных лиц;
- суть распоряжения, мотивы инициирования проверки;
- подпись директора и печать фирмы.
Случаи перехода ответственности при смене работников в должности
Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.
Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями. Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:
- Директор.
- Главный бухгалтер.
- Работник отдела кадров.
- Начальник отдела.
- Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).
Поводом для смены материально ответственного лица может быть:
- Увольнение.
- Уход на длительный больничный.
- Отъезд в командировку или уход в отпуск.
- Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.
Распоряжение передать материалы нанимателя
Приказ издается руководителем организации. Стандартная форма документа на законодательном уровне не установлена, поэтому обязательной унифицированного образца данного документа нет. Его структура, состав и стиль должны соответствовать нормам распорядительной документации.
Данные, которые содержит документ:
- Наименование организации.
- Номер и дата составления.
- ФИО и должности сторон процедуры.
- Причина передачи ценностей. Например, в связи с увольнением предыдущего специалиста.
- Дата, когда будет происходить процедура.
- Перечень ценностей, которые будут передаваться.
- Данные работников, которые будут свидетелями процесса. Если это аудиторская компания, это надо указать.
- ФИО ответственного лица.
Документ всегда подписывает текущий руководитель организации, даже если увольняется именно он. Также должны присутствовать подписи лиц, упомянутых в приказе. Подписи являются подтверждением того, что сотрудники с ним ознакомлены.
Особенности увольнения главного бухгалтера
Нюансы построения трудовых отношений с главбухом рассмотрены в ТК РФ, а также в ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете». Приказ о снятии сотрудника с должности издает генеральный директор.
Расторжение договора проходит на общих основаниях:
- по собственному желанию;
- инициативе руководства;
- причинам, сопряженным с материальной ответственностью.
Разорвать трудовые отношения по инициативе директора разрешается при наличии весомых причин:
- объективных — сокращение штата, ликвидация предприятия;
- субъективных — истечение контракта, предоставление недостоверных данных на момент устройства в компанию, невыполнение прямых обязанностей, прогулы, появление в состоянии алкогольного опьянения на рабочем месте и пр.
Уволить главбуха можно и в случае, если был установлен факт хищения, растраты или повреждения имущества предприятия.
Когда главный бухгалтер увольняется из организации, то он должен передать новому бухгалтеру все документы и материальные ценности, за которые ответственность несет бухгалтерская служба. Для организации передачи дел руководитель должен издать специальный приказ, касающийся смены бухгалтера.
Перед изданием приказа логично подумать над созданием передаточной комиссии. Ведь в самом приказе лучше показать состав комиссии, под чьим контролем которой будет проходить прием-передача «бухгалтерских» дел. Состав комиссии – произвольный. В нее можно включить, например, от двух до пяти человек.
Напомним, главное, о чём нельзя забывать: заставлять осуществлять передачу дел сотрудника после окончания его рабочего дня либо уже после непосредственного увольнения является незаконным.
По этой причине, распорядиться относительно приёма – передачи документальной базы необходимо заранее, без привязки к дате выхода на работу нового сотрудника.
Также следует помнить о том, что невозможно требовать обязательного участия в процедуре передачи будущего работника в том случае, если трудовой договор с ним ещё не заключён.
Закон позволяет принять сотрудника на временной основе на освободившуюся должность, но, обязательно предупредив его, что он должен принимать участие в процедуре приёма-передачи дел.
Что делать в нередкой ситуации, когда сотрудник увольняется, не передавая никому своих дел?
Закон не регламентирует данную ситуацию и не предусматривает никаких санкций. Единственно разумный вариант действий – это составление описи всех оставленных документов и материальных ценностей, имеющихся на момент прихода нового работника.
Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа
В таком акте могут присутствовать следующие элементы:
1. Информационный блок, в котором отражаются:
- дата, место составления акта;
- Ф. И. О. увольняющегося директора;
- Ф. И. О. нового директора (заместителя).
2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.
3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).
Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:
- порядковый номер позиции;
- наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
- число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
- необходимые примечания.
4. Блок с подписями:
- лица, передающего полномочия и документы;
- лица, принимающего полномочия и документы.
В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.
Случаи перехода ответственности при смене работников в должности
Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.
Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями.
Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:
- Директор.
- Главный бухгалтер.
- Работник отдела кадров.
- Начальник отдела.
- Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).
Поводом для смены материально ответственного лица может быть:
- Увольнение.
- Уход на длительный больничный.
- Отъезд в командировку или уход в отпуск.
- Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.
Акт о приеме работником документов
Акт приема-передачи дел позволяет снять ответственность нового сотрудника за действия предшественника. Организовать проверку и создать условия для ее проведения должен руководитель организации. Процедура происходит после издания приказа. Акт составляется ее сторонами. Порядок процедуры и форма акта не регулируются законодательством. Документ составляется в произвольной форме на листе формата А4. Обычно он имеет вид бухгалтерской описи документов.
Данные, которые указываются в документе:
- Дата и место составления.
- Реквизиты приказа, на основании которого передаются дела.
- Наименование организации.
- ФИО и должности сторон процедуры.
- Список передаваемых дел.
- Обнаруженные ошибки в учете и отчетности.
- Данные о свидетелях процесса.
Акт приема-передачи дел
Акт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты. Для акта имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.
Акт приема-передачи дел – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт приема-передачи дел. Если освобождается должность по причине перевода работника на другую должность или увольнения, то акт приема-передачи дел составляется, в котором проделанная работа описывается, ее итоги и незавершенные дела, которые преемнику передаются . Распорядительные документы, в которых причина приема-передачи дел указана, являются основой для составления акта.
Передача дел при смене главного бухгалтера
Так как это особый случай, рассмотреть его стоит отдельно. Во время увольнения главного бухгалтера проверкой занимается не только комиссия и приемник, но и специальная аудиторская компания или группа сотрудников. Во внимание принимаются все важные для организации процессы и документы:
- Соответствие формы заполнения бухгалтерских документов стандартам предприятия;
- Корректный учёт движения ДС, наличие необходимых документов, подходящие условия хранения наличности, своевременность регистрации всех операций;
- Корректность учёта взаиморасчётов
- Правильность начисления амортизации и допустимое состояние основных средств;
- Корректный учёт имущества организации: своевременность проведения инвентаризации, наличие подписей главного бухгалтера, полнота учёта, состояние имеющегося имущества;
- Правильность и своевременность расчётов с сотрудниками. Корректность оформления личной документации
- Все вопросы, касающиеся налогового учёта и взаимодействия с гос. органами;
- Надлежащее хранение бухгалтерских архивов и прочей документации;
Следует помнить о том, что все обязанности работников регулируют условия трудовых договоров и должностные инструкции. Даже нормы ст. 60 ТК РФ запрещают работодателю требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (должностной инструкцией). Поэтому о перспективе будущего увольнения необходимо подумать еще в момент трудоустройства и прописать в этих двух документах все необходимые условия. При этом не забывайте о том, что действие контракта и всех инструкций заканчивается в последний рабочий день. Поэтому все необходимые мероприятия необходимо спланировать так, чтобы все успеть до этой даты.
ВАЖНО!
Нельзя удерживать расчет с работником и выдачу ему трудовой книжки по причине того, что он не закончил процесс инвентаризации или инструктирования преемника. Все должно быть сделано в соответствии с требованиями ТК РФ в день увольнения, иначе у работодателя могут быть неприятности.
Образец плана передачи дел при увольнении
Для того чтобы ничего не упустить, нужно тщательно все спланировать. Основные стадии при сдаче должностных полномочий и материальных ценностей выглядят так:
- Работник написал заявление об увольнении.
- Руководство организации издает приказ о назначении инвентаризации дел и вверенного ему имущества (проверки).
- Проведение инвентаризации (проверки).
- Сличение фактических показателей с учетными.
- Передача всех дел уполномоченному лицу или новому работнику.
- Составление и подписание акта о передаче дел.
- Расчет с уволенным сотрудником.
В качестве сопутствующих документов можно задействовать акт приема-передачи документов, если, например, работу покидает бухгалтер или кадровик. Это позволит убедиться в наличии и нормальном состоянии учетной документации, а также систематизировать ее. Поэтому такой акт должен не просто зафиксировать факт передачи бумаг новому должностному лицу, но и прояснить для него регламент работы фирмы и конкретного подразделения.
Что такое «Акт приема-передачи дел» и как нужно его составлять
Интересно, что инициатором такого действия, как правило, выступает директор. Ведь именно он вместе с новоявленным совместителем заинтересован в наведении порядка. Но иногда складывается такая ситуация, что старый работник уходит, не подписав акт приема-передачи дел. Это может случиться из-за стечения обстоятельств или намеренных проволочек. Порой сотрудник, зная свои недочеты, специально тянет время. Ведь каждый знает, что руководитель не может задержать его трудовую книжку или окончательный расчет, а обязан выдать все это в день увольнения. Работник просто уходит, а наниматель вынужден искать выход из создавшейся ситуации. Как быть новому владельцу, если ему достается бесхозный объект? В этой ситуации не стоит огорчаться. Нужно просто принять дела по факту, чтобы не отвечать за чужие ошибки. Иногда директор в качестве промежуточного шага временно принимает дела на себя, а уж потом передает их новому работнику. Можно и так, но все равно нужно помнить об ответственности за совершенные действия.
Акт приема-передачи дел главного бухгалтера
- акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
- до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум имущества и денежных средств [в кассе и на расчетном счете] и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
- сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).
Как эффективно организовать и правильно оформить передачу дел
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 7
КАК ЭФФЕКТИВНО ОРГАНИЗОВАТЬ И ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ПЕРЕДАЧУ ДЕЛ
Передача дел — процедура, которая сопровождает увольнение многих сотрудников, в том числе и кадровиков.
Правда, редко она проходит без возникновения претензий, нареканий, возмущений и даже конфликтов как со стороны самого увольняющегося работника, так и со стороны того, кто принимает эти дела.
В большинстве случаев работники недовольны не самой передачей дел, а тем, как она организована. Как же упорядочить подобные мероприятия и наиболее эффективно их организовать? Как грамотно оформить распорядительные документы? Ответы на эти вопросы — в статье.
Каким целям служит передача дел?
Прежде всего надо сказать о том, что вообще подразумевается под передачей дел. Речь идет о том, что увольняющийся работник ставит в известность иных лиц о том, в каком состоянии находится работа, которую он выполнял до момента увольнения.
То есть работник тем самым не только отчитывается о выполненной работе, но и дает различные рекомендации о порядке выполнения работы, поручений, заданий тем лицам, которые будут являться его преемниками.
Дело в том, что должностная инструкция, по сути, содержит только перечень должностных (служебных) обязанностей специалиста. Но в этом документе мы не найдем ценных рекомендаций о способе, методах, условиях, последовательности выполнения этих обязанностей.
Между тем именно эта информация в большинстве случаев является наиболее важным фактором успешности работы специалиста на данном участке. Ведь одну и ту же работу можно выполнять по-разному, у каждого специалиста свой «стиль» работы.
Однако вполне возможно, что при определенной специфике деятельности организации должны применяться определенные методы, учитываться особенности, о которых, как правило, не пишут в должностных инструкциях. Поэтому в передаче дел должен быть заинтересован не только работодатель, но и тот специалист, который в ближайшем будущем будет выполнять эти функции.
Таким образом, важным является вопрос о том, кого будет информировать увольняющийся работник. Если к моменту увольнения отобрана кандидатура нового специалиста, то дела будет принимать он.
Если же вплоть до последнего дня работы кадровая служба не сумела подобрать преемника, то имеет смысл увольняющемуся работнику рассказать о своей работе и передать дела коллеге, который будет временно выполнять этот дополнительный объем работ, либо руководителю структурного подразделения.
Важно заметить, что обязанности увольняющегося специалиста могут быть распределены временно или даже постоянно между несколькими его коллегами.
Дополнительный объем работ можно оформить либо как совмещение профессий (должностей), либо как внутреннее совместительство, либо как расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемой работы). Данные кадровые операции названы в ст. ст. 60.2 и 282 Трудового кодекса РФ (далее — ТК).
Однако передача дел заключается не только в информировании о способах и методах выполнения работы, но и в том, чтобы к моменту выхода на работу нового специалиста никакие материалы, документы, рабочие проекты и т. д. не были утрачены.
Так, например, при увольнении секретаря целесообразно проверить состояние дел по учету и хранению документации, при увольнении кадровика — наличие и количество трудовых книжек, при увольнении бухгалтера — провести аудит бухгалтерского учета и отчетности и т. д.
Надо заметить, что обязанность увольняющегося работника передавать дела и составлять отчеты о проделанной работе трудовым законодательством РФ не установлена.
Вот почему крайне важно все вопросы, связанные с данной процедурой увольнения, регламентировать локальными нормативными актами и конкретизировать распорядительными документами.
В таком случае у работодателя будет иметься реальная возможность указать работнику на то, что такой порядок установлен при увольнении каждого сотрудника и он обязан его придерживаться.
К локальным нормативным актам в данном случае можно отнести положение о материально ответственных лицах, положение о порядке приема-передачи дел, инструкцию о порядке проведения инвентаризации и др. Что же касается издания распорядительных документов, то ими целесообразно решать оперативные вопросы, конкретизировать те или иные положения локальных нормативных актов общего характера.