Как построить бизнес-процессы, чтобы не рисковать при подписании договоров

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как построить бизнес-процессы, чтобы не рисковать при подписании договоров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

• Финансовые службы.
• Юристы.
• Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
• Руководитель.

Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

1. Обоснование необходимости составления договора.

2. Обоснование выбора контрагента.

3. Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.

4. Срок согласования для каждого подразделения.

5. Пояснительную записку с дополнительной информацией.

Лист согласования также должен содержать:

• ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
• Визу ответственного исполнителя.
• Визы руководителей ответственного исполнителя.
• Вид документа (договор, допсоглашение).
• Наименование контрагента.
• Список визирующих лиц.
• Дату поступления на визирование и обратно.

Давайте еще раз посмотрим, что получит бизнес после реализации электронного документооборота на Битрикс24:

1. Меньше бюрократических препятствий для старта реальной работы — согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц;
2. Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд;
3. Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек;
4. Документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.

ECM+ERP. В процессе исполнения договорных обязательств происходит закрытие этапов работ, оформляются закрывающие документы на поставленные товары. Создание закрывающих документов для товаров чаще в ERP, для услуг — в ECM. Также для товаров меньше свойственны процессы согласования, поэтому вероятность использования здесь ERP выше. Для услуг наоборот, чаще целесообразнее в ECM делать. Здесь часто делаются связки в комплекты, проверки содержимого (суммы, номенклатура, сроки), здесь связка с ERP почти всегда необходима, либо можно делать сразу все в ERP. Ну и после утверждения закрывающих документов информация о проводке хозяйственной операции должна отражаться в ERP. Здесь также есть и этап подписания, который удобнее делать на планшете руководителю.

Кто отвечает за договорную работу в организации

Работа с договорами — разновидность правовой деятельности:

• в ее основе — юридические нормы (законодательные и локальные);
• документ становится для сторон обязательным актом.

На способ организации работы с этой категорией документации и назначение ответственных влияет вид деятельности:

• предприятие-поставщик (продавец, исполнитель работ) размещает оформление и выполнение в отдел сбыта, в плановый, специализированный договорной;
• предприятие-заказчик (покупатель) — в службах, ответственных за снабжение, организацию строительства, ремонта и т.п.

Важный фактор используемого варианта управления договорным процессом — размер и структура организации, количество видов деятельности. От перечисленных факторов зависит степень централизации:

• при децентрализованном подходе исполнители ведут договоры самостоятельно;
• централизованный предполагает наличие отдельного подразделения.

Контроль за выполнением обязательств по договору

Сведения о сроке действия договора, стадиях его исполнения, актах, сопровождающих работы, после окончательного согласования и подписания, фиксируются в специальной карточке, которая создаётся на каждый документ. При необходимости проведения мониторинга договоров, которые были заключены, он может быть осуществлён на основании таких данных.

Таким образом, использование системы электронного документооборота позволяет составлять в любой форме отчёты по договорам, которые находятся на стадии исполнения. Такая функция позволяет уменьшить временные затраты на контрольную деятельность в отношении контрактов.

Система также позволяет формировать сводную отчетность по всем контрактам, находящимся в работе. Как правило, стандартный пакет отчетов включает в себя список событий, перечень сделок, календарь. В календарь включены сведения обо всех контрактах, договорах, других документах, а также о стадиях согласования, на которых они находятся. Что касается перечня сделок, он больше подойдёт финансовому директору, поскольку в нём отражены сведения о товаре, который ещё не отгружен, о наличии задолженностей и их размерах, осуществлении предоплаты и другое.

Список событий включает в себя данные о работах, которые выполняются по каждому конкретному контракту, памятки о платежах, поставках, которые предстоят.

Зачастую, в системе документооборота предусмотрен расширенный комплект отчётов. Формируя такую отчётность, руководители имеют возможность осуществлять контроль над всей деятельностью организации по заключению и исполнению договоров.

Составление отчётов на аналитическом уровне даёт возможность следить за передвижением денежных средств. Планово-фактический разбор финансовых потоков, позволяет службе финансов оценивать конкретную ситуацию и при необходимости совершать корректировку показателей на будущее. Сведения об отчётах прошлых лет, которые хранятся в системе, позволяют проводить их сравнение с состоянием дел на данный момент. Данный анализ позволяет решить такие задачи, как:

Какие пункты договора нужно согласовать с контрагентом

При согласовании договора ключевыми являются несколько пунктов. Но на самом деле существуют сотни условий, которые должны оговариваться в зависимости от специфики, договорной схемы, международного элемента, сегмента бизнеса и т.д.

• Предмет договора

Несогласование предмета договора может привести к его незаключенности.

• Порядок оплаты

Например, выставление счета на оплату в течение пяти рабочих дней всегда несет риски. Порядок оплаты в принципе часто процесс неконтролируемый. Так, у строителей заказчики оплачивают работы в течение 10 рабочих дней после подписания ряда документов и получения денежных средств от заказчика. И в этом случае вы получите деньги только тогда, когда генеральный подрядчик получит деньги от своего подрядчика.

В Решении Арбитражного суда Рязанской области от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017 суд поддержал довод истца о «сдвиге» сроков выполнения работ на время задержки по их оплате вне зависимости от заключенных дополнительных соглашений. По договору в некоторых случаях при выполнении работ был предусмотрен только аванс.

Суд посчитал, что просрочка в оплате любой из работ согласно дополнительным соглашениям приводит к тому, что исполнитель вправе оттягивать работы по всему договору, пока их не оплатят, если другие договоры не оплачены до конца.

• Порядок подписания закрывающих документов

Важен для бухгалтерского документооборота и получения денежных средств, так как закрывающие документы являются отправной точкой для получения денежных средств.

• Условия о гарантийных обязательствах.
• Сроки поставки и начала и окончания выполнения работ.

Несогласование этого условия может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным.

• Момент перехода права собственности на товар

Для международных поставок важно определить, в какой момент поставщик не будет отвечать за риски при повреждении товара. Также нужно оговорить порядок приемки товара по количеству, качеству и ассортименту.

Инструкции Госарбитража П-6 и П-7 регламентируют этот порядок и их можно включить в текст договора. Инструкции применяются и в тех случаях, которые не урегулированы договором. Они выгоднее для покупателя, так как процесс налажен и проходит внутренний контроль качества и количества. Для поставщика детализированный порядок приемки чреват рисками — вызов поставщика, уведомление, потребность в совместной приемке.

• Включение условия о предоставлении документов, подтверждающих качество поставляемого товара

Сертификация может быть важна для дальнейших работ или поставок. Если использовать при работе на объектах материалы без сертификатов качества, их придется удалять из сметы. Материалы останутся в работе, но оплачивать их не будут. Это дополнительные риски.

• Срок действия договора

Иногда случается так, что договор заканчивается, а автоматическая пролонгация не предусмотрена при отсутствии возражений у сторон. Напоминание о пролонгации договора тоже можно заносить в чек-лист.

• Условие о зачете требований

Например, договор подряда может предусматривать штрафные санкции. Если ваш подрядчик нарушает правила охраны труда или не выполняет контрольные функции, например, не сдает отчетность, условие о зачете требований можно предусмотреть так, чтобы сумму штрафа можно было вычитать из тех работ, которые вы должны оплатить. Это можно сделать в одностороннем порядке.

• Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору

Способ обеспечения обязательств как инструмент нивелирования рисков — не единственный способ. Эффективным способом обеспечения обязательств может быть залог или ипотека и недвижимое имущество. Но имеет значение, в каком порядке вы будете обращать взыскание на это имущество — во внесудебном или в судебном порядке.

Можно заручиться поручительством генерального директора — он будет солидарно отвечать за обязательства своей компании. Например, при долге в 5 млн руб. и заключенном договоре поручительства он обязуется исполнить эти обязательства в определенный срок. Если ни организация, ни генеральный директор не исполняют обязательства, можно взыскать с них средства в любой пропорции: например, 90 % к 10 % или 50 % на 50 %.

Можно заключать договор поручительства вместе с основным договором. В случае ненадлежащего исполнения нужно установить срок два-три рабочих дня после просрочки, и у поручителя наступят солидарные обязательства.

• Условие о претензионном порядке

Это условие важно при взыскании дебиторской задолженности. Согласно АПК, претензия может храниться 30 календарных дней, если иное не предусмотрено в договоре. Более короткие сроки в договоре (например, 15 дней) рискованны, потому что контрагент может не успеть получить претензию, отправленную на юридический адрес.

• Договорную подсудность
• Иные существенные условия при заключении договора

Интересный прецедент раскрывается в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.06.2018 по делу № А40-206693/2018. Суд отменил решение Арбитражного суда Москвы, потому что истец не смог доказать факт оказания услуг из-за отсутствия документов согласно Постановлению Правительства г. Москвы. Недоговорное условие повлияло на факт выполнения работ. Сумма иска составила 1 млн руб.

Суд посчитал, что универсальных передаточных документов и товарных накладных недостаточно для того, чтобы доказать факт оказания услуги по вывозу грунта и утилизации строительного мусора. Документы подтверждали только объем передачи материалов 5-го класса опасности с объектов заказчика, но не вывоз и утилизацию этих материалов. Вывоз материалов с объекта заказчика могли бы подтвердить путевые листы.

Неполный комплект документов не подтвердил вывоз и утилизацию строительных материалов. В договоре была определена одна цена за услуги по вывозу и утилизации без указания отдельной суммы на утилизацию и вывоз. Если бы цены были указаны отдельно, суд мог бы взыскать долг за перевозку.

Виды бизнес-процессов

Существует множество видов бизнес-процессов, которые можно разделить на 6 категорий:

• основные – это сквозные процессы, в ходе их выполнения создается конкретная ценность для потребителя;
• вспомогательные или обеспечивающие – необходимы для того, чтобы могли осуществляются основные процессы, но непосредственно полезной ценности для потребителя не создают;
• управляющие – контролируют выполнение основных и обеспечивающих процессов, соответствие ключевым целям компании;
• сопутствующие – такие процессы являются лишь частью деятельности компании, не могут выступать основным источником дохода;
• процессы развития – важны для повышения производительность и получения более высокой прибыли в будущем;
• процессы совершенствования – позволяют улучшать деятельность и результаты бизнеса.

Также разделяют бизнес-процессы:

По форме:

• внутренние – решают задачи внутри организации;
• внешние – необходимы для урегулирования отношений с клиентами, партнерами, поставщиками и другими сторонними лицами.

По функции:

• структурные – поддерживают и оптимизируют процесс работы;
• функциональные – применяются непосредственно для выполнения текущих задач.

Управление бизнес-процессами

Работа с бизнес-процессами в компании невозможна без управления, в противном случае не удастся эффективно реализовать ее потенциал и достичь успеха.

Управление бизнес-процессами (BMP) предполагает системный подход к проведению мероприятий по их оптимизации, повышению точности и скорости выполнения. Такое управление может осуществляться неавтоматизированным путем или включать автоматизированные средства.

Можно выделить 4 этапа BPM, прохождение каждого из которых находится под чутким управлением менеджера.

1. Моделирование. Предполагает выявление и описание бизнес-процессов с разграничением зон ответственности лиц, на которых возложено управление.
2. Исполнение. Работники выполняют свои обязанности в соответствии с поставленными задачами.
3. Контроль. Действия подчиненных строго контролируются, ежедневно отслеживается выполнение плана. На основании этих данных руководство может принять решение о поощрении персонала, штрафах, возмещении дополнительных расходов.
4. Улучшение. Анализируется результат бизнес-процесса, выявляются ошибки, слабые стороны. На базе этого проводится оптимизация для улучшения результатов в следующих циклах.

Документооборот без программного обеспечения

Да, электронные документы могут существовать отдельно от СЭД. Не всегда организации готовы на внедрение системы электронного документооборота, однако и работать с кипой бумаги мало кто хочет. В этом случае файлы отправляют друг другу через Скайп или по почте, а в случае с подписями ограничиваются обычными сканами или используют неквалифицированную подпись.

В чем минусы такого подхода?

В первую очередь — это безопасность данных. Отправленные через электронную почту документы могут храниться на компьютере получателя без должной защиты, нет никакой гарантии, что утечки данных не произойдет. Кроме того, документы без юридически значимой подписи не имеют силы, поэтому в случае разногласий с партнерами никакой ценности на переговорах или в суде иметь не будут.

Безусловно, можно подписать с контрагентом соглашение о признании юридической значимости сканированных версий. Тогда сканы, отправленные по почте, будут иметь юридическую силу. Однако, это не гарантирует безопасность данных, не дает никакого контроля над сроками, а также приводит к тому, что сотрудники тратят довольно много времени на сканирование, отправку и ожидание ответа.

Этот способ оправдан для второстепенной документации, однако он не выполняет всех функций безопасного обмена документами между организациями.

Риски есть всегда, в любой сфере деятельности. Важно их предусмотреть, оценить и принять необходимые меры, чтобы избежать потерь.

Как рискует компания, решившаяся внедрить ЭДО и наладить документооборот с партнерами? Вот основные моменты, которые на старте вызывают беспокойство у многих компаний.

1. Затраты на документооборот только повысятся
При внедрении юридически значимого ЭДО вы платите за электронную подпись и за услуги оператора. Прежде чем внедрять, узнайте, сколько документов в год обрабатывает ваше предприятие. Исходя из стоимости ЭП и тарифа оператора, можно посчитать, во сколько вам будет обходиться отправка каждого документа. Сравните эти расходы с расходами на отправку привычным вам способов. Исходя из этого, посчитать рентабельность ЭДО для организации будет несложно.

2. Сотрудники не разберутся в системе, станет только хуже и медленнее
Если вы переходите на ЭДО «с нуля», не пользуясь никакими другими корпоративными системами, то потребуется выделить определенные ресурсы на то, чтобы помочь сотрудникам освоиться: организовать обучение для ключевых сотрудников, донести до людей ценность электронного документооборота, дать им понять, что это в первую очередь облегчит их же жизнь.

В остальном современные системы имеют понятные интерфейсы. Разобраться, как зарегистрировать документ, легко: если настроена автоматическая нумерация и правила регистрации, то сотруднику достаточно просто нажать кнопку, не выполняя никаких дополнительных настроек.

3. Документы все равно не примут в суде
Здесь стоит тщательно разобраться в видах электронной подписи. Мы уже выяснили, что квалифицированная подпись является наиболее защищенной и приравнивается к собственноручной на законодательном уровне. Выбирайте именно эту подпись, приобретайте сертификат у удостоверяющего центра, и проблем с признанием документов в суде точно не будет. Оператор Диадок может предоставить вам такой сертификат по запросу, а также в ELMA365 есть готовая интеграция с центром КриптоПро.

О специфике отдельных договоров

Важно понимать специфику каждого договора.

Например, удивительна ситуация, когда стороны заключают договор уступки требования без уведомления должника о заключении данного соглашения.

Стоит помнить, что если должник не был письменно уведомлен о состоявшемся переходе прав кредитора к другому лицу, новый кредитор несет риск вызванных этим неблагоприятных для него последствий. В этом случае исполнение обязательства первоначальному кредитору признается исполнением надлежащему кредитору.

Распространенным является случай, когда при заключении договора не проверяются полномочия второй стороны. К договору не прикладываются доверенности или приложенные доверенности не анализируются на полномочия представителя в части подписания договоров.

Так, одни лица могут быть уполномочены на заключение договоров на сумму не более 10 тысяч белорусских рублей (включая, кстати, директора предприятия, в уставе такой компании может быть прописана норма о согласовании сделок на сумму более определенной с учредителями/собственником, например), другие лица не уполномочены вовсе заключать определенные сделки.

Пример. Руководитель филиала заключил договор с организацией на сумму 300 тысяч белорусских рублей. После неисполнения обязательств на филиал было подано исковое заявление в суд. Однако, оказалось, что по доверенности руководитель филиала имел право заключать договоры на сумму не превышающую 100 тысяч белорусских рублей. Сумма более указанной должна была согласовываться с директором предприятия. Так как не было совершено конклюдентных действий, суд не увидел оснований удовлетворить требования истца. В итоге в перспективе сделку могут признать недействительной со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Условия заключения договора и этапы его реализации

По завершению обсуждения всех предварительных вопросов инвестор и заказчик переходят к рассмотрению условий заключения контракта, которые бы подходили всем сторонам. Двусторонне выгодные отношения необходимо выстраивать с учётом того, что вкладчик передает исполнителю денежные средства с дальнейшим документальным оформлением в полном соответствии с текущим законодательством, регламентирующим эти самые взаимоотношения. Такой процесс не только сокращает риск потери вкладчиком собственных средств, но и позволяет ему контролировать финансовый оборот при непосредственной реализации проекта. Когда проект будет завершён, инвестор сможет без проблем вернуть свои денежные средства с дополнительным вознаграждению в установленный соглашением срок.

Существует несколько методов получения выплаты вкладчиком.

Соглашение включает в себя указание фиксированной суммы, которая будет оставаться неизменной в течение всего инвестиционного периода, при этом денежные выплаты заказчик должен производить точно в срок. Если же случаются нюансы, когда заказчик не имеет возможности вовремя выплатить средства, это должно дополнительно оговариваться с вкладчиком. При условии согласия на отсрочку со стороны инвестора данный момент нужно также внести в инвестиционное соглашение.

Нюансы законодательства

Перед подписанием контракта вкладчик и руководитель проекта должны учитывать нюансы действующего законодательства их государства. Знание всех законов и поправок гарантирует защиту прав каждой стороны в будущем, поэтому большинство специалистов предварительно предпочитают нанять профессионального юриста, который хорошо осведомлен в теме и может прояснить многие затрудняющие процесс подписания соглашения моменты. Если же у сторон нет возможности воспользоваться услугами надежного специалиста и консультироваться в дальнейшем, необходимо хотя бы придерживаться некоторых ключевых требований для получения взаимной выгоды. Инвестиционный договор в обязательном порядке должен включать в себя следующие пункты:

• наименование документа;
• дата и время заключения договора;
• данные инвестора и заказчика;
• детальная информация о проекте (сумма инвестиций и вознаграждения, четкие сроки реализации, цель проекта и т.д.);
• права и обязанности сторон;
• если проект связан с недвижимостью, в договор также необходимо включить площадь и адрес объекта.

Преимущества процессного подхода перед функциональным

Функциональный подход подразумевает организацию работы компании посредством обозначения конкретных функций всех отделений, каждое из которых занято выполнением собственных задач. При этом может оказаться, что задачи эти (для разных отделов) в какой-то момент вступают в противоречие. Либо недопонятыми остаются общие для всех функции, и в итоге результаты работы оставляют желать лучшего. Вообще подобный подход не дает общей целенаправленности, а это становится причиной лишних неприятностей, необоснованных расходов, потери части клиентов и прочих проблем.

Внедрение в компании системы бизнес-процессов основывается не на организационной структуре, а именно на функционале каждого из отделов. И руководитель, и весь коллектив нацелены тут на общий результат, достигаемый последовательным выполнением ряда действий. Компания рассматривается как совокупность бизнес-процессов, в реализации которых участвуют все подразделения.

Если говорить коротко, то функциональный подход отвечает на вопрос «что делать», а процессный – объясняет «как делать», давая при этом наглядные и понятные описания технологий продвижения к намеченным результатам.

Таким образом, применение процессного подхода дает лучшие показатели по результатам работы, благодаря:

• нацеленности на интересы потребителя (клиентоориентированности);
• наличию у руководителя возможности больше времени уделять разработке стратегий (потому что оперативным управлением занимаются нанятые специалисты);
• четкой постановке целей (с доведением их до всех членов коллектива);
• детальным описаниям всех бизнес-процессов и порядка действий для их выполнения (поэтому работники реже допускают ошибки);
• рациональности использования ресурсов (все расходы прозрачны, и им даны обоснования).

Похожие записи:

• Как получить квартиру многодетной семье?
• Признание брака недействительным в суде
• Допустимые размеры рыбы для вылова по регионам